Fig. 1.1
El sistema controla automáticamente que el asiento cargado esté balanceado, para que pueda ser grabado; en caso contrario, se le informará que no podrá grabarse el asiento hasta que se realice el balanceo correspondiente.
CARACTERISTICAS
- Ilimitada cantidad de asientos.
- Ilimitada cantidad de líneas por cada asiento.
- Permite que una misma cuenta con un mismo centro de costo esté‚ en más de una fila. Esto es útil cuando el monto a ingresar es demasiado grande y no entra, entonces se hacen dos entradas a la misma cuenta.
- Cada fila corresponde a una cuenta con un solo debe o haber.
- Hace las sumatorias del DEBE y del HABER, así como la DIFERENCIA en forma inmediata, permitiendo al usuario ver constantemente las sumas y diferencias, facilitando así el trabajo de balanceo.
- En caso de no balancear NO GRABA.
- Se puede cargar ilimitada cantidad de filas.
- Se puede ver hasta 10 filas por vez.
- Funcionan todas las teclas de una vista.
- Se puede hacer búsquedas en su interior
SOBRE LOS CAMPOS
CABECERA
Esta sección se carga sólo una vez por cada asiento, está compuesta por los siguientes campos:
ASIENTO:
Campo numérico correlativo que el sistema va sugiriendo. El número de asiento puede ser modificado por el usuario y a partir de allí el sistema irá sugiriendo un número mayor correlativo.
FECHA:
Campo de tipo date, el sistema le sugiere la fecha de hoy (o sea, la fecha que tiene la computadora), pero el usuario la puede modificar. Se pueden ingresar fechas atrasadas y adelantadas. Luego una reenumeración de los asientos para ordenarlos por fecha.
MONEDA:
Aquí debe ingresar el código de la moneda con la cual realiza este asiento. Presionando la tecla [*] podrá consultar la lista de monedas cargadas o también dándole un clic al botón MONEDA (ALT + M). En caso de dejar vacío asume que es la moneda local.
COTIZACIONES:
En este campo se carga manualmente un cambio especial que va ser aplicado UNICAMENTE a ese asiento. En caso de dejar vacío asume la cotización según la fecha. Las cotizaciones generales se cargan en DEFINICIONES/COTIZACIONES.
[ 0 ]:
Campo numérico correlativo que el sistema va sugiriendo. El número de asiento puede ser modificado por el usuario y a partir de allí el sistema irá sugiriendo un número mayor correlativo.
FECHA:
Campo de tipo date, el sistema le sugiere la fecha de hoy (o sea, la fecha que tiene la computadora), pero el usuario la puede modificar. Se pueden ingresar fechas atrasadas y adelantadas. Luego una reenumeración de los asientos para ordenarlos por fecha.
MONEDA:
Aquí debe ingresar el código de la moneda con la cual realiza este asiento. Presionando la tecla [*] podrá consultar la lista de monedas cargadas o también dándole un clic al botón MONEDA (ALT + M). En caso de dejar vacío asume que es la moneda local.
COTIZACIONES:
En este campo se carga manualmente un cambio especial que va ser aplicado UNICAMENTE a ese asiento. En caso de dejar vacío asume la cotización según la fecha. Las cotizaciones generales se cargan en DEFINICIONES/COTIZACIONES.
[ 0 ]:
Es un indicador que irá cambiando de valor; va aumentando en relación a las cifras ingresadas en el DEBE, y disminuyendo de acuerdo a las cifras ingresadas en el HABER. Cuando el indicador tenga el valor [0] "cero" le indicará que los ítems cargados están balanceados y listos para ser GRABADOS.
DETALLE
En esta sección se cargarán los ítems del asiento; se pueden cargar varias cuentas, con sus respectivos detalles, debes y haberes hasta concluir con la carga del asiento. Está compuesto por los siguientes campos:
CUENTA:
Aquí se ingresa el código de la cuenta con la que se registrará el ítem. La cantidad de los dígitos dependerá del formato del código utilizado. Si no recuerda el código de la cuenta que desea utilizar, el sistema le proporciona un [*] MEMO de todas las cuentas que fueron cargadas, presionando el Botón Cuenta (ALT + U) o también dándole un clic al botón CUENTA.
CENTROS DE COSTOS:
Aquí debe ingresar el código del centro de costo con la cual realiza este asiento. Presionando la tecla [*] podrá consultar la lista de centros de costos cargados.
DETALLE:
Sirve para cargar una explicación sobre el uso o sentido de la cuenta.
Por ejemplo:
CODIGO DETALLE DEBE HABER
1.1.01 Pasaje al Banco 1.300
1.2.03 Pasaje al Banco 1.300
DEBE:
En donde se ingresa el monto que se debe debitar a la cuenta seleccionada.
HABER:
En donde se ingresa el monto que se debe acreditar a la cuenta seleccionada.
DETALLE
En esta sección se cargarán los ítems del asiento; se pueden cargar varias cuentas, con sus respectivos detalles, debes y haberes hasta concluir con la carga del asiento. Está compuesto por los siguientes campos:
CUENTA:
Aquí se ingresa el código de la cuenta con la que se registrará el ítem. La cantidad de los dígitos dependerá del formato del código utilizado. Si no recuerda el código de la cuenta que desea utilizar, el sistema le proporciona un [*] MEMO de todas las cuentas que fueron cargadas, presionando el Botón Cuenta (ALT + U) o también dándole un clic al botón CUENTA.
CENTROS DE COSTOS:
Aquí debe ingresar el código del centro de costo con la cual realiza este asiento. Presionando la tecla [*] podrá consultar la lista de centros de costos cargados.
DETALLE:
Sirve para cargar una explicación sobre el uso o sentido de la cuenta.
Por ejemplo:
CODIGO DETALLE DEBE HABER
1.1.01 Pasaje al Banco 1.300
1.2.03 Pasaje al Banco 1.300
DEBE:
En donde se ingresa el monto que se debe debitar a la cuenta seleccionada.
HABER:
En donde se ingresa el monto que se debe acreditar a la cuenta seleccionada.
Las opciones que encontramos son:
| Botón | Teclas Rápidas |
Descripción |
| Agregar | ALT+N | Presionando este botón usted realizará el paso de agregar un registro al detalle. |
| Modificar | ALT+M | Presionando este botón usted tendrá la posibilidad de editar/modificar un registro del asiento. |
| Eliminar | ALT+E | Presionando este botón usted podrá borrar uno o varios registros, la forma de realizarlo es la siguiente: en el caso primero selecciona el registro que desea borrar y luego presiona este botón; en el caso segundo selecciona desde hasta que registro se desea borrar, con la tecla Shif + ? selecciona lo dicho más arriba y luego presione este botón. |
IMPORTANTE
En el borde inferior de la ventana se muestran el nombre de la cuenta seleccionada, como así también los totales del DEBE y los totales del HABER.
CONDICIONES PARA LA UTILIZACION
- Debe tener cargado el plan de cuentas en "Definiciones.Plan de Cuentas"
- Si va a controlar centros de costos, debe cargarlo antes en "Definiciones.Centros de Costos".
RELACIONES
Esta opción tiene relación prácticamente con el 70% de los reportes y procesos.
Afecta directamente a los siguientes reportes:
- "Reportes.Libros.Libro Diario"
- "Reportes.Libros.Libro Mayor"
- "Reportes.Balances.Balance General"
- "Reportes.Balances.Cuadro de Resultado"
- "Reportes.Balances.Sumas y Saldos"
- "Reportes.Balances.Balance Impositivo"
- "Reportes.Presupuestos.Ejecución Mensual"
- "Reportes.Presupuestos.Ejecución Anual"
- "Reportes.Comparativos.Balance por Mes"
Afecta a los siguiente procesos:
- "Procesos.Re-enumeraciones.Libro Diario"
- "Procesos.Traspasos al Libro Diario"
- "Procesos.Asientos Especiales.Cierre y Reapertura"
- "Procesos.Copiado de Datos.Módulo de Operaciones"
- "Procesos.Consolidación de Empresas"
Más Información: PREGUNTAS Y RESPUESTAS
¿Cómo se verifica si esta o no encendida el servidor de Base de Datos?
Se verifica visualizando el icono de Base de Datos ubicado al lado del reloj en la barra de tareas de Windows, allí verá el icono de Base de Datos en el caso que este encendida se verá de esta forma si esta desconectado o si esta pausado .
¿Cómo se enciende el servidor de Base de Datos?
En la barra de tareas de Windows presione clic derecho al icono y selecciona abrir el Administrador servicios de Sql Server o bien ingresando por el botón Inicio/Todos los Programas/Microsoft Sql Server/Administrador de Servicios, se abrirá una ventana en la cual debe ingresar el Nombre del Servidor, el servicio, presione el boton que indica inicial o continuar y cerrar.
¿Cómo grabar un asiento?
Los asientos se graban con la tecla [F10], presionando el botón Aceptar. Un asiento no se podrá grabar a menos que la diferencia entre las columnas del debe y del haber sea [0] cero. Es lo mismo decir que un asiento no se grabará a menos que esté balanceado.
¿Cómo borrar asientos?
El CONTASYS, permite borrar los asientos uno a uno, o seleccionando un rango de varios asientos consecutivos. Para borrar un asiento, se debe presionar la tecla [-] MENOS (del teclado numérico), estando en el registro "Asientos".Al presiona la tecla, aparece una ventana en la que debemos seleccionar entre borrar "Sólo Esta" (o sea un solo asiento), o "Varias" (un rango consecutivo de asientos). Se puede seleccionar algunas de estas opciones moviéndose de lado a lado con las flechas de movimiento. Si elige la opción "Sólo Esta", se borrará el número de asiento sobre el cual Ud. presionó la tecla [-]. Si elige la opción "Varias", aparecerá una nueva ventana en la que debe digitar: Desde y Hasta que número de asiento desea borrar.
Los asientos borrados no pueden ser recuperados. Si elige la opción "Cancelar" se anulará la instrucción de borrar sin perder ningún asiento. Para que la tecla [-] funcione como comando para borrar registros, Ud. no debe estar en modo edición, en el campo Asiento. Modo edición es cuando este campo está de color gris. Modo no-edición, es cuando el campo Asientos están en azul.
¿Cómo Borrar Líneas de Asientos?
En el CONTASYS, cuando se modifican los asientos, a más de cambiar algunos de los datos, también se puede borrar líneas enteras. De esta forma no es necesario borrar todo el asiento y cargarlo de vuelta, sin la o las líneas que estaban. Las líneas no pueden ser recuperadas. En ésta opción no aparece un mensaje de confirmación. Debe seleccionar en el detalle que registro o registros desea modificar o eliminar, al presionar el botón Eliminar, estando en modo no-edición, se borra esa o esas línea y luego presione el botón Aceptar. Si Ud. se encuentra modificando un asiento (ya grabado), y presionó la tecla [-], por equivocación, puede recuperar el asiento, presionando la tecla [ESC] o presionando el botón Cancelar. Con esta tecla abandona el asiento, y el mismo no se graba.
¿Cómo y que campos se pueden modificar?
Como es muy flexible el sistema se pueden modificar todos los campos que sean necesarios, excepto el campo Asiento, que nos indica el número de asiento.
¿Cómo imprimir?
Todas las impresiones se pueden obtener desde la ventana Reportes o bien en la ventana de ingreso en el asiento diario presionando el botón Reporte.Los listados del LIBRO DIARIO, se encuentran en: Reportes/Libros/Libro Diario. Con el CONTASYS-2004, se puede:
¿Se pueden cargar asientos con fechas no correlativas?
Los asientos se pueden cargar sin tener en cuenta las fechas de las operaciones.Los asientos cargados en forma desordenada, pueden ordenarse de acuerdo a la fecha del movimiento. Esto se hace mediante el Proceso de Reenumeración de Asientos Diarios, que se encuentra en el Módulo Procesos.
¿Cómo borrar asientos?
El CONTASYS, permite borrar los asientos uno a uno, o seleccionando un rango de varios asientos consecutivos. Para borrar un asiento, se debe presionar la tecla [-] MENOS (del teclado numérico), estando en el registro "Asientos".Al presiona la tecla, aparece una ventana en la que debemos seleccionar entre borrar "Sólo Esta" (o sea un solo asiento), o "Varias" (un rango consecutivo de asientos). Se puede seleccionar algunas de estas opciones moviéndose de lado a lado con las flechas de movimiento. Si elige la opción "Sólo Esta", se borrará el número de asiento sobre el cual Ud. presionó la tecla [-]. Si elige la opción "Varias", aparecerá una nueva ventana en la que debe digitar: Desde y Hasta que número de asiento desea borrar.
Los asientos borrados no pueden ser recuperados. Si elige la opción "Cancelar" se anulará la instrucción de borrar sin perder ningún asiento. Para que la tecla [-] funcione como comando para borrar registros, Ud. no debe estar en modo edición, en el campo Asiento. Modo edición es cuando este campo está de color gris. Modo no-edición, es cuando el campo Asientos están en azul.
¿Cómo Borrar Líneas de Asientos?
En el CONTASYS, cuando se modifican los asientos, a más de cambiar algunos de los datos, también se puede borrar líneas enteras. De esta forma no es necesario borrar todo el asiento y cargarlo de vuelta, sin la o las líneas que estaban. Las líneas no pueden ser recuperadas. En ésta opción no aparece un mensaje de confirmación. Debe seleccionar en el detalle que registro o registros desea modificar o eliminar, al presionar el botón Eliminar, estando en modo no-edición, se borra esa o esas línea y luego presione el botón Aceptar. Si Ud. se encuentra modificando un asiento (ya grabado), y presionó la tecla [-], por equivocación, puede recuperar el asiento, presionando la tecla [ESC] o presionando el botón Cancelar. Con esta tecla abandona el asiento, y el mismo no se graba.
¿Cómo y que campos se pueden modificar?
Como es muy flexible el sistema se pueden modificar todos los campos que sean necesarios, excepto el campo Asiento, que nos indica el número de asiento.
¿Cómo imprimir?
Todas las impresiones se pueden obtener desde la ventana Reportes o bien en la ventana de ingreso en el asiento diario presionando el botón Reporte.Los listados del LIBRO DIARIO, se encuentran en: Reportes/Libros/Libro Diario. Con el CONTASYS-2004, se puede:
- Imprimir (01) asiento, o un número de asientos correlativo.
- Imprimir los asientos que corresponden a todo un mes, o a un rango de fechas (día, semana, quincena, mes, año).
¿Se pueden cargar asientos con fechas no correlativas?
Los asientos se pueden cargar sin tener en cuenta las fechas de las operaciones.Los asientos cargados en forma desordenada, pueden ordenarse de acuerdo a la fecha del movimiento. Esto se hace mediante el Proceso de Reenumeración de Asientos Diarios, que se encuentra en el Módulo Procesos.
