Fig. 2.1
CARACTERÍSTICAS GENERALES
El libro compras del CONTASYS 2004 es a la vez:
El libro compras del CONTASYS 2004 es a la vez:
- La base para los asientos diarios.
- La base para el pago del IVA.
- Un medio de control de compras y proveedores.
El libro funciona con tablas asociadas así la tabla TIPO: contiene las Formas de pagos (contado, crédito, cheque.), la de proveedores los nombre y RUC de los proveedores, etc.
(1) Todas las compras cargadas pueden ser utilizadas para la generación de los asientos Diarios, estos son generados desde "Procesos. Paso Libro Compras a Asientos". Si su deseo es solo cargar las compras para generar los asientos correspondientes de los campos solicitados no todos son de ingreso obligatorio, por ejemplo si compra algo al contado no es obligatorio cargar el PROVEEDOR puesto que el asiento se hace contra la FORMA DE PAGO directamente (caja, cheques, etc.).
Si su deseo es usar todo el sistema y hacer también su libro compras debe ingresar el código del PROVEEDOR y en su tabla correspondiente debe cargar el RUC del mismo.
(2) El sistema emite "Reportes. Resúmenes. Compras x ..." Estos reportes permiten ver Listados de compras muy interesantes para un somero control de compras por fechas y Sub-totalizado por proveedor, información que puede ser muy necesaria a veces y que el Sistema también provee.
SOBRE LOS CAMPOS
CABECERA
CODIGO
El campo código está solo para un control interno por parte del sistema.
Vendría a ser un NUMERO DE MOVIMIENTO. El sistema sugiere siempre el número siguiente al último ingresado. También puede ser utilizado para el ingreso del número del comprobante de compra pero esa no es su función, para ello existe un campo Nro. Comprobante.
FECHA
Es la fecha que figura en el comprobante, esta se puede modificar en cualquier momento. Al agregar una nueva compra el sistema sugiere la fecha de hoy, ya allí esta puede ser modificada. Luego al hacer modificaciones de una compra ya existente también puede ser modificada a gusto. Para el proceso de traspaso el sistema ordena por fecha no importando el orden de carga.
N. COMPROB
Es aquí que se debe ingresar el número de comprobante de la compra, el Campo es de tipo carácter permitiendo el ingreso de números, letras y separadores. Se puede ingresar también los números de talonarios completos por ejemplo: 1200-1300.
TIPO:
Fue difícil encontrarle un nombre a este campo teniendo en cuenta su función. En este campo se ingresa el TIPO DE COMPROBANTE o FORMA DE PAGO. Los tipos pueden ser: CONTADO, CREDITO, CHEQUE DE CTA. CTE. BANCO XX, etc. O sea la manera como se paga la compra. Para el asiento a posteriori el sistema va a dar entrada a todas las mercaderías compradas y salida al TIPO o sea a: CAJA, PROVEEDORES o BANCO. Se puede dar [*] MEMO o dándole un clic al botón Tipo (ALT + T) para consultar los tipos de comprobantes.
PROVEEDOR:
Este es un campo de tipo numérico donde se debe ingresar el CODIGO del proveedor definido en la tabla de proveedores. Se puede dar [*] MEMO o clic en el botón Proveedor para ver la lista de proveedores definidos. Este dato se usa solo para el LIBRO COMPRAS en donde aparece el nombre del proveedor y su RUC, (extrae de la tabla). También sirve para tener RESUMENES DE LAS COMPRAS por proveedor o para tener idea del total de productos adquirido a un proveedor, etc.
ORIGEN:
Aquí se debe definir qué tipo de compra es la que se está cargando. El sistema ofrece las opciones de origen Local o Importación.
AFECTAR A:
Aquí debe definir que tipo de compra es la realizada, para luego obtener información para el formulario. El sistema le da opciones, como ser:
(1) Todas las compras cargadas pueden ser utilizadas para la generación de los asientos Diarios, estos son generados desde "Procesos. Paso Libro Compras a Asientos". Si su deseo es solo cargar las compras para generar los asientos correspondientes de los campos solicitados no todos son de ingreso obligatorio, por ejemplo si compra algo al contado no es obligatorio cargar el PROVEEDOR puesto que el asiento se hace contra la FORMA DE PAGO directamente (caja, cheques, etc.).
Si su deseo es usar todo el sistema y hacer también su libro compras debe ingresar el código del PROVEEDOR y en su tabla correspondiente debe cargar el RUC del mismo.
(2) El sistema emite "Reportes. Resúmenes. Compras x ..." Estos reportes permiten ver Listados de compras muy interesantes para un somero control de compras por fechas y Sub-totalizado por proveedor, información que puede ser muy necesaria a veces y que el Sistema también provee.
SOBRE LOS CAMPOS
CABECERA
CODIGO
El campo código está solo para un control interno por parte del sistema.
Vendría a ser un NUMERO DE MOVIMIENTO. El sistema sugiere siempre el número siguiente al último ingresado. También puede ser utilizado para el ingreso del número del comprobante de compra pero esa no es su función, para ello existe un campo Nro. Comprobante.
FECHA
Es la fecha que figura en el comprobante, esta se puede modificar en cualquier momento. Al agregar una nueva compra el sistema sugiere la fecha de hoy, ya allí esta puede ser modificada. Luego al hacer modificaciones de una compra ya existente también puede ser modificada a gusto. Para el proceso de traspaso el sistema ordena por fecha no importando el orden de carga.
N. COMPROB
Es aquí que se debe ingresar el número de comprobante de la compra, el Campo es de tipo carácter permitiendo el ingreso de números, letras y separadores. Se puede ingresar también los números de talonarios completos por ejemplo: 1200-1300.
TIPO:
Fue difícil encontrarle un nombre a este campo teniendo en cuenta su función. En este campo se ingresa el TIPO DE COMPROBANTE o FORMA DE PAGO. Los tipos pueden ser: CONTADO, CREDITO, CHEQUE DE CTA. CTE. BANCO XX, etc. O sea la manera como se paga la compra. Para el asiento a posteriori el sistema va a dar entrada a todas las mercaderías compradas y salida al TIPO o sea a: CAJA, PROVEEDORES o BANCO. Se puede dar [*] MEMO o dándole un clic al botón Tipo (ALT + T) para consultar los tipos de comprobantes.
PROVEEDOR:
Este es un campo de tipo numérico donde se debe ingresar el CODIGO del proveedor definido en la tabla de proveedores. Se puede dar [*] MEMO o clic en el botón Proveedor para ver la lista de proveedores definidos. Este dato se usa solo para el LIBRO COMPRAS en donde aparece el nombre del proveedor y su RUC, (extrae de la tabla). También sirve para tener RESUMENES DE LAS COMPRAS por proveedor o para tener idea del total de productos adquirido a un proveedor, etc.
ORIGEN:
Aquí se debe definir qué tipo de compra es la que se está cargando. El sistema ofrece las opciones de origen Local o Importación.
AFECTAR A:
Aquí debe definir que tipo de compra es la realizada, para luego obtener información para el formulario. El sistema le da opciones, como ser:
2.a-Mercaderías para Venta Local.
2.b-Gastos u Otros.
2.c-Exportación.
2.d-Actividad Agropecuaria.
2.e-Otras Exoneradas.
MONEDA:
Aquí se debe ingresar el código de la moneda con la cual realiza este asiento. Presionando la tecla [*] MEMO o haciendo clic en el botón Moneda (ALT + M) aparecerá una ventana con todas las monedas que fueron anteriormente cargadas.
COTIZACION:
En este campo se carga manualmente un cambio especial que va a ser únicamente aplicado a este asiento. En caso de dejar vacío asume la cotización según la fecha. Las cotizaciones generales se cargan en Definiciones/Cotizaciones.
NOTA
Este ítem le da la opción de registrar una nota para su mejor control, que será vista en su informe de compras. No será la explicación del asiento.
DETALLE
En esta sección se registraran las cuentas a debitar por cada compra con sus respectivos montos. Cuenta con los siguientes campos:
CUENTA:
En esta columna se debitarán las cuentas por cada compra, ya sean mercaderías u otros gastos, podrán registrarse varias cuentas y todas deben ser definidas previamente en el módulo Operaciones/Plan de cuentas. Allí serán codificadas y se hará la determinación de si será o no imputable la cuenta, el sistema sólo le permitirá registrar las cuentas imputables. En caso de que no recuerde el código de la cuenta a debitar basta con que pulse la tecla [*] MEMO o pulsar el botón Cuenta (ALT + U) para tener en pantalla la ventana con todas las cuentas creadas.
DETALLE:
Es el detalle o explicación del asiento. Este se utilizará al momento del traspaso al libro diario quedando como DETALLE DEL DIARIO. Es un campo tipo texto de 120 caracteres. Como no se puede ver todo el texto el sistema permite seguir la edición corriendo el texto hacia la derecha.
EXENTAS:
Se debe ingresar el importe exento de pago de IVA. Se puede ingresar el que corresponde a un solo producto o un total de exentas de la factura.
GRAVADAS:
Se debe ingresar el importe gravado, en caso de que el producto sea IVA incluido se ingresa el total y en el siguiente campo se indica al sistema para que lo desglose.
IVA:
Es la columna donde le indicará si el IVA está incluido en el monto pulsando las teclas [I] o [N] respectivamente.
TOTALES
Son las sumatorias de las columnas de detalle, no se pueden modificar por sí solas, son informativas.
SUB-TOTAL EXENTAS:
Es la sumatoria de las exentas.
SUB-TOTAL GRAVADAS:
Es la sumatoria de las gravadas, de haber IVA incluido. Las gravadas serán sumadas sin el IVA.
TOTAL IVA:
Suma de todos los IVA.
TOTAL GENERAL:
Suma de TOT. EXENTAS + TOT. GRAVADAS + IVA.
Más Información: PREGUNTAS Y RESPUESTAS
¿Cómo Grabar?
Las facturas cargadas en el Libro de Compras, se graban con la tecla [F10] o presionando el botón Aceptar, y automáticamente el sistema le sugerirá el siguiente número correlativo.
¿Cómo Borrar Compras?
El CONTASYS, permite borrar las compras uno a uno, o seleccionando un rango de varias compras consecutivos. Para borrar una compra, se debe presionar la tecla [-] MENOS (del teclado numérico), estando en el registro "Compras".
Al presiona la tecla, aparece una ventana en la que debemos seleccionar entre borrar "Sólo Esta" (o sea una sola compra), o "Varias" (un rango consecutivo de compras). Se puede seleccionar algunas de estas opciones moviéndose de lado a lado con las flechas de movimiento.
Si elige la opción "Sólo Esta", se borrará el número de venta sobre el cual Ud. presionó la tecla [-]. Si elige la opción "Varias", aparecerá una nueva ventana en la que debe digitar: Desde y Hasta que número de compra desea borrar.
Las compras borradas no pueden ser recuperadas.
Si elige la opción "Cancelar" se anulará la instrucción de borrar sin perder ninguna compra.
Para que la tecla [-] funcione como comando para borrar registros, Ud. no debe estar en modo edición, en el campo Compra. Modo edición es cuando este campo está de color gris. Modo no-edición, es cuando el campo Campos están en azul.
AGREGAR TIPO DE COMPROBANTE
Presione [*] MEMO para cerciorarse que no existe la cuenta que desea agregar, sobre la ventana del MEMO presione la tecla [+] MÁS o bien presionando el botón Nuevo, y se habilitará el fichero de Tipos de Comprobantes.
AGREGAR PROVEEDORES
Sobre la ventana de [*] MEMO de Proveedores, presione la tecla [+] MÁS o bien presione el botón Nuevo. Al presionar esta tecla se habilita el fichero de Proveedores.
AGREGAR CUENTAS
Sobre la ventana de [*] MEMO del Plan de Cuentas, presione la tecla [+] MAS o bien presione el botón Nuevo, con esto se habilita el fichero de carga del Plan de Cuentas.
¿Cómo y que campos puedes modificar?
El sistema es muy flexible, Así que cualquier modificación que desee realizar no tendrá problema alguno.
¿Cómo Imprimir el Libro de Compras?
Todas las impresiones se realizan desde "Reportes".
Los listados del LIBRO DE COMPRAS, se encuentran en: \Reportes \ I.V.A \ Libro de Compras
El o los listados que se obtienen desde esta opción, tienen el formato requerido por la Ley 125/91.
El CONTASYS 2004 brinda al usuario 4 opciones diferentes: Normal, Con Filtros, Modelo de Asiento y Ventas por Cuenta.
¿Se pueden cargar sin tener en cuenta las fechas?
Se pueden cargar sin tener en cuenta las fechas de las operaciones.
Las compras cargadas en forma desordenada, pueden ordenarse de acuerdo a la fecha del movimiento. Esto se hace mediante el Proceso Re-enumeración del Libro de Compras.
¿Cómo Grabar?
Las facturas cargadas en el Libro de Compras, se graban con la tecla [F10] o presionando el botón Aceptar, y automáticamente el sistema le sugerirá el siguiente número correlativo.
¿Cómo Borrar Compras?
El CONTASYS, permite borrar las compras uno a uno, o seleccionando un rango de varias compras consecutivos. Para borrar una compra, se debe presionar la tecla [-] MENOS (del teclado numérico), estando en el registro "Compras".
Al presiona la tecla, aparece una ventana en la que debemos seleccionar entre borrar "Sólo Esta" (o sea una sola compra), o "Varias" (un rango consecutivo de compras). Se puede seleccionar algunas de estas opciones moviéndose de lado a lado con las flechas de movimiento.
Si elige la opción "Sólo Esta", se borrará el número de venta sobre el cual Ud. presionó la tecla [-]. Si elige la opción "Varias", aparecerá una nueva ventana en la que debe digitar: Desde y Hasta que número de compra desea borrar.
Las compras borradas no pueden ser recuperadas.
Si elige la opción "Cancelar" se anulará la instrucción de borrar sin perder ninguna compra.
Para que la tecla [-] funcione como comando para borrar registros, Ud. no debe estar en modo edición, en el campo Compra. Modo edición es cuando este campo está de color gris. Modo no-edición, es cuando el campo Campos están en azul.
AGREGAR TIPO DE COMPROBANTE
Presione [*] MEMO para cerciorarse que no existe la cuenta que desea agregar, sobre la ventana del MEMO presione la tecla [+] MÁS o bien presionando el botón Nuevo, y se habilitará el fichero de Tipos de Comprobantes.
AGREGAR PROVEEDORES
Sobre la ventana de [*] MEMO de Proveedores, presione la tecla [+] MÁS o bien presione el botón Nuevo. Al presionar esta tecla se habilita el fichero de Proveedores.
AGREGAR CUENTAS
Sobre la ventana de [*] MEMO del Plan de Cuentas, presione la tecla [+] MAS o bien presione el botón Nuevo, con esto se habilita el fichero de carga del Plan de Cuentas.
¿Cómo y que campos puedes modificar?
El sistema es muy flexible, Así que cualquier modificación que desee realizar no tendrá problema alguno.
¿Cómo Imprimir el Libro de Compras?
Todas las impresiones se realizan desde "Reportes".
Los listados del LIBRO DE COMPRAS, se encuentran en: \Reportes \ I.V.A \ Libro de Compras
El o los listados que se obtienen desde esta opción, tienen el formato requerido por la Ley 125/91.
El CONTASYS 2004 brinda al usuario 4 opciones diferentes: Normal, Con Filtros, Modelo de Asiento y Ventas por Cuenta.
¿Se pueden cargar sin tener en cuenta las fechas?
Se pueden cargar sin tener en cuenta las fechas de las operaciones.
Las compras cargadas en forma desordenada, pueden ordenarse de acuerdo a la fecha del movimiento. Esto se hace mediante el Proceso Re-enumeración del Libro de Compras.
