Fig. 2.2
CARACTERÍSTICAS GENERALES
El libro ventas del CONTASYS 2004 es a la vez:
1. La base para los asientos diarios.
2. La base para el pago del IVA.
3. Un medio de control de ventas y clientes.
El libro funciona con tablas asociadas así, la tabla TIPO: contiene las formas de pagos (contado, crédito, cheque), la de clientes los nombre y RUC de los clientes, etc.
(1) Todas las ventas cargadas pueden ser utilizadas para la generación de los asientos diarios, estos son generados desde "Operaciones. Traspasos Del Libro Ventas al diario". Si su deseo es usar todo el sistema y hacer también su libro ventas debe ingresar el código del CLIENTE y en su tabla correspondiente debe cargar el RUC del mismo.
(2) El sistema emite "Reportes. Resúmenes. Ventas x ...". Estos reportes permiten ver listados de ventas muy interesantes para un somero control de ventas por fechas y sub-totalizado por cliente, información que puede ser muy necesaria a veces y que el sistema también emite.
SOBRE LOS CAMPOS
CABECERA
CODIGO:
El campo código está solo para un control interno por parte del sistema. Vendría a ser un NUMERO DE MOVIMIENTO. El sistema sugiere siempre el número siguiente al último ingresado. También puede ser utilizado para el ingreso del número del comprobante de venta pero esa no es su función, para ello existe un campo Nro. comprobante.
FECHA:
Es la fecha que figura en el comprobante, esta se puede modificar en cualquier momento. Al agregar una nueva venta el sistema sugiere la fecha de hoy, ya allí esta puede ser modificada. Luego al hacer modificaciones de una venta ya existente también puede ser modificada a gusto. Para el proceso de traspaso el sistema ordena por fecha no importando el orden de carga.
NRO. COMPROB:
Es aquí donde se debe ingresar el número de comprobante de la venta, el campo es de tipo carácter permitiendo el ingreso de números, letras y separadores. Se puede ingresar también los números de talonarios completos por ejemplo: 1200-1300.
TIPO:
Fue difícil encontrarle un nombre a este campo teniendo en cuenta su función. En este campo se ingresa el TIPO DE COMPROBANTE o FORMA DE PAGO. Los tipos pueden ser: CONTADO, CREDITO, CHEQUE DE CTA.CTE. BANCO XX, etc.. O sea la manera como se paga la venta. Para el asiento a posteriori el sistema va a dar entrada a todas las mercaderías vendidas y salida al TIPO o sea a: CAJA, CLIENTE o BANCO. Se puede dar [*] MEMO o dándole un clic al botón Tipo (ALT + T) para consultar los tipos de comprobantes.
CLIENTE:
Este es un campo de tipo numérico donde se debe ingresar el CODIGO del Cliente definido en la tabla de clientes. Se puede dar [*] MEMO o clic en el botón Cliente y ver la lista de clientes definidos. Este dato se usa solo para el LIBRO VENTAS en donde aparece el nombre del cliente y su RUC, (extrae de la tabla). También sirve para tener RESUMENES DE LAS VENTAS por cliente o para tener idea del total de productos adquirido a un cliente, etc.
MONEDA:
Aquí se debe ingresar el código de la moneda con la cual realiza este asiento. Presionando la tecla [*] MEMO o haciendo clic en el botón Moneda (ALT + M) aparecerá una ventana con todas las monedas que fueron anteriormente cargadas.
COTIZACION:
En este campo se carga manualmente un cambio especial que va a ser únicamente aplicado a este asiento. En caso de dejar vacío asume la cotización según la fecha. Las cotizaciones generales se cargan en Definiciones/Cotizaciones.
NOTA:
Este ítem le da la opción de registrar una nota para su mejor control, que será vista en su informe de ventas. No será la explicación del asiento.
RETENCION:
Es un campo numérico en el que se ingresa el importe que retienen las instituciones públicas al venderle algo. Este importe es el que corresponde a la última columna del libro ventas.
DETALLE
Son las columnas donde se repiten los siguientes campos:
CUENTA:
Código de la cuenta contable de lo que se está vendiendo. Por Ej. MERCADERIAS, o MERCADERIAS NACIONALES o MERCADERIAS IMPORTADAS. Este código puede ser seleccionado con [*] MEMO o dándole un clic al botón Cuenta (ALT + U). Y una vez ingresado se lo puede ver en el borde inferior de la ventana. En este punto es bueno comentar que el sistema tiene un resumen de ventas por cuenta. Por ello según el interés del usuario, si es que quiere llevar un control estricto sobre la cantidad de ventas de cada producto, lo único que se necesitaría es crear en el PLAN DE CUENTAS al producto. O de lo contrario si la variedad de productos es muy grande se podrían crear cuentas que representen grupos o familias, llevando así un control pormenorizado de esas cuentas. Otro tema importante a destacar es que este sistema es de "CONTABILIDAD BASICA" y NO ES un sistema de CUENTAS CORRIENTES ni de INVENTARIO; por ello no lleva control de stock, costos, ni nada asociado, solo hace resúmenes simples que están por el simple hecho de que hay datos en el programa que pueden ser utilizados.
DETALLE:
Es el detalle o explicación del asiento. Este se utilizará al momento del traspaso al libro diario quedando como DETALLE DEL DIARIO. Es un campo tipo texto de 120 caracteres. Como no se puede ver todo el texto el sistema permite seguir la edición corriendo el texto hacia la derecha.
EXENTAS:
Se debe ingresar el importe exento de pago de IVA. Se puede ingresar el que corresponde a un solo producto o un total de exentas de la factura.
GRAVADAS:
Se debe ingresar el importe gravado, en caso de que el producto sea IVA incluido se ingresa el total y en el siguiente campo se indica al sistema para que lo desglose.
IVA:
Es la columna donde le indicará si el IVA está incluido en el monto pulsando la tecla [I] o [N] respectivamente.
TOTALES:
Son las sumatorias de las columnas de detalle, no se pueden modificar por sí solas, son informativas.
SUB-TOTAL EXENTAS:
Es la sumatoria de las exentas.
SUB-TOTAL GRAVADAS:
Es la sumatoria de las gravadas, de haber IVA incluido. Las gravadas serán sumadas sin el IVA.
TOTAL IVA:
Suma de todos los IVA.
TOTAL GENERAL:
Suma de TOT.EXENTAS +TOT.GRAVADAS +IVA.
El libro ventas del CONTASYS 2004 es a la vez:
1. La base para los asientos diarios.
2. La base para el pago del IVA.
3. Un medio de control de ventas y clientes.
El libro funciona con tablas asociadas así, la tabla TIPO: contiene las formas de pagos (contado, crédito, cheque), la de clientes los nombre y RUC de los clientes, etc.
(1) Todas las ventas cargadas pueden ser utilizadas para la generación de los asientos diarios, estos son generados desde "Operaciones. Traspasos Del Libro Ventas al diario". Si su deseo es usar todo el sistema y hacer también su libro ventas debe ingresar el código del CLIENTE y en su tabla correspondiente debe cargar el RUC del mismo.
(2) El sistema emite "Reportes. Resúmenes. Ventas x ...". Estos reportes permiten ver listados de ventas muy interesantes para un somero control de ventas por fechas y sub-totalizado por cliente, información que puede ser muy necesaria a veces y que el sistema también emite.
SOBRE LOS CAMPOS
CABECERA
CODIGO:
El campo código está solo para un control interno por parte del sistema. Vendría a ser un NUMERO DE MOVIMIENTO. El sistema sugiere siempre el número siguiente al último ingresado. También puede ser utilizado para el ingreso del número del comprobante de venta pero esa no es su función, para ello existe un campo Nro. comprobante.
FECHA:
Es la fecha que figura en el comprobante, esta se puede modificar en cualquier momento. Al agregar una nueva venta el sistema sugiere la fecha de hoy, ya allí esta puede ser modificada. Luego al hacer modificaciones de una venta ya existente también puede ser modificada a gusto. Para el proceso de traspaso el sistema ordena por fecha no importando el orden de carga.
NRO. COMPROB:
Es aquí donde se debe ingresar el número de comprobante de la venta, el campo es de tipo carácter permitiendo el ingreso de números, letras y separadores. Se puede ingresar también los números de talonarios completos por ejemplo: 1200-1300.
TIPO:
Fue difícil encontrarle un nombre a este campo teniendo en cuenta su función. En este campo se ingresa el TIPO DE COMPROBANTE o FORMA DE PAGO. Los tipos pueden ser: CONTADO, CREDITO, CHEQUE DE CTA.CTE. BANCO XX, etc.. O sea la manera como se paga la venta. Para el asiento a posteriori el sistema va a dar entrada a todas las mercaderías vendidas y salida al TIPO o sea a: CAJA, CLIENTE o BANCO. Se puede dar [*] MEMO o dándole un clic al botón Tipo (ALT + T) para consultar los tipos de comprobantes.
CLIENTE:
Este es un campo de tipo numérico donde se debe ingresar el CODIGO del Cliente definido en la tabla de clientes. Se puede dar [*] MEMO o clic en el botón Cliente y ver la lista de clientes definidos. Este dato se usa solo para el LIBRO VENTAS en donde aparece el nombre del cliente y su RUC, (extrae de la tabla). También sirve para tener RESUMENES DE LAS VENTAS por cliente o para tener idea del total de productos adquirido a un cliente, etc.
MONEDA:
Aquí se debe ingresar el código de la moneda con la cual realiza este asiento. Presionando la tecla [*] MEMO o haciendo clic en el botón Moneda (ALT + M) aparecerá una ventana con todas las monedas que fueron anteriormente cargadas.
COTIZACION:
En este campo se carga manualmente un cambio especial que va a ser únicamente aplicado a este asiento. En caso de dejar vacío asume la cotización según la fecha. Las cotizaciones generales se cargan en Definiciones/Cotizaciones.
NOTA:
Este ítem le da la opción de registrar una nota para su mejor control, que será vista en su informe de ventas. No será la explicación del asiento.
RETENCION:
Es un campo numérico en el que se ingresa el importe que retienen las instituciones públicas al venderle algo. Este importe es el que corresponde a la última columna del libro ventas.
DETALLE
Son las columnas donde se repiten los siguientes campos:
CUENTA:
Código de la cuenta contable de lo que se está vendiendo. Por Ej. MERCADERIAS, o MERCADERIAS NACIONALES o MERCADERIAS IMPORTADAS. Este código puede ser seleccionado con [*] MEMO o dándole un clic al botón Cuenta (ALT + U). Y una vez ingresado se lo puede ver en el borde inferior de la ventana. En este punto es bueno comentar que el sistema tiene un resumen de ventas por cuenta. Por ello según el interés del usuario, si es que quiere llevar un control estricto sobre la cantidad de ventas de cada producto, lo único que se necesitaría es crear en el PLAN DE CUENTAS al producto. O de lo contrario si la variedad de productos es muy grande se podrían crear cuentas que representen grupos o familias, llevando así un control pormenorizado de esas cuentas. Otro tema importante a destacar es que este sistema es de "CONTABILIDAD BASICA" y NO ES un sistema de CUENTAS CORRIENTES ni de INVENTARIO; por ello no lleva control de stock, costos, ni nada asociado, solo hace resúmenes simples que están por el simple hecho de que hay datos en el programa que pueden ser utilizados.
DETALLE:
Es el detalle o explicación del asiento. Este se utilizará al momento del traspaso al libro diario quedando como DETALLE DEL DIARIO. Es un campo tipo texto de 120 caracteres. Como no se puede ver todo el texto el sistema permite seguir la edición corriendo el texto hacia la derecha.
EXENTAS:
Se debe ingresar el importe exento de pago de IVA. Se puede ingresar el que corresponde a un solo producto o un total de exentas de la factura.
GRAVADAS:
Se debe ingresar el importe gravado, en caso de que el producto sea IVA incluido se ingresa el total y en el siguiente campo se indica al sistema para que lo desglose.
IVA:
Es la columna donde le indicará si el IVA está incluido en el monto pulsando la tecla [I] o [N] respectivamente.
TOTALES:
Son las sumatorias de las columnas de detalle, no se pueden modificar por sí solas, son informativas.
SUB-TOTAL EXENTAS:
Es la sumatoria de las exentas.
SUB-TOTAL GRAVADAS:
Es la sumatoria de las gravadas, de haber IVA incluido. Las gravadas serán sumadas sin el IVA.
TOTAL IVA:
Suma de todos los IVA.
TOTAL GENERAL:
Suma de TOT.EXENTAS +TOT.GRAVADAS +IVA.
Más Información: PREGUNTAS Y RESPUESTAS
¿Cómo Grabar?
Las facturas cargadas en el Libro de Ventas, se graban con la tecla [F10] o presionando el botón Aceptar, y automáticamente el sistema le sugerirá el siguiente número correlativo.
¿Cómo Borrar Ventas?
El CONTASYS, permite borrar las ventas uno a uno, o seleccionando un rango de varias compras consecutivos. Para borrar una venta, se debe presionar la tecla [-] MENOS (del teclado numérico), estando en el registro "Ventas".
Al presionar la tecla, aparece una ventana en la que debemos seleccionar entre borrar "Sólo Esta" (o sea una sola venta), o "Varias" (un rango consecutivo de ventas). Se puede seleccionar algunas de estas opciones moviéndose de lado a lado con las flechas de movimiento.
Si elige la opción "Sólo Esta", se borrará el número de venta sobre el cual Ud. presionó la tecla [-]. Si elige la opción "Varias", aparecerá una nueva ventana en la que debe digitar: Desde y Hasta que número de venta desea borrar.
Las ventas borradas no pueden ser recuperadas.
Si elige la opción "Cancelar" se anulará la instrucción de borrar sin perder ninguna ventas.
Para que la tecla [-] funcione como comando para borrar registros, Ud. no debe estar en modo edición, en el campo Venta. Modo edición es cuando este campo está de color gris. Modo no-edición, es cuando el campo Campos están en azul.
AGREGAR TIPO DE COMPROBANTE
Presione [*] MEMO para cerciorarse que no existe la cuenta que desea agregar, sobre la ventana del MEMO presione la tecla [+] MÁS o bien presionando el botón Nuevo, y se habilitará el fichero de Tipos de Comprobantes.
AGREGAR PROVEEDORES
Sobre la ventana de [*] MEMO de Proveedores, presione la tecla [+] MÁS o bien presione el botón Nuevo. Al presionar esta tecla se habilita el fichero de Proveedores.
AGREGAR CUENTAS
Sobre la ventana de [*] MEMO del Plan de Cuentas, presione la tecla [+] MAS o bien presione el botón Nuevo, con esto se habilita el fichero de carga del Plan de Cuentas.
¿Cómo y que campos puedes modificar?
El sistema es muy flexible, Así que cualquier modificación que desee realizar no tendrá problema alguno.
¿Cómo Imprimir el Libro de Ventas?
Todas las impresiones se realizan desde "Reportes".
Los listados del LIBRO DE VENTAS, se encuentran en: \Reportes \ I.V.A \ Libro de Ventas.
El o los listados que se obtienen desde esta opción, tienen el formato requerido por la Ley 125/91.
El CONTASYS 2004 brinda al usuario 4 opciones diferentes: Normal, Con Filtros, Modelo de Asiento y Ventas por Cuenta.
¿Se pueden cargar sin tener en cuenta las fechas?
Se pueden cargar sin tener en cuenta las fechas de las operaciones.
Las compras cargadas en forma desordenada, pueden ordenarse de acuerdo a la fecha del movimiento. Esto se hace mediante el Proceso Re-enumeración del Libro de Ventas.
¿Cómo Grabar?
Las facturas cargadas en el Libro de Ventas, se graban con la tecla [F10] o presionando el botón Aceptar, y automáticamente el sistema le sugerirá el siguiente número correlativo.
¿Cómo Borrar Ventas?
El CONTASYS, permite borrar las ventas uno a uno, o seleccionando un rango de varias compras consecutivos. Para borrar una venta, se debe presionar la tecla [-] MENOS (del teclado numérico), estando en el registro "Ventas".
Al presionar la tecla, aparece una ventana en la que debemos seleccionar entre borrar "Sólo Esta" (o sea una sola venta), o "Varias" (un rango consecutivo de ventas). Se puede seleccionar algunas de estas opciones moviéndose de lado a lado con las flechas de movimiento.
Si elige la opción "Sólo Esta", se borrará el número de venta sobre el cual Ud. presionó la tecla [-]. Si elige la opción "Varias", aparecerá una nueva ventana en la que debe digitar: Desde y Hasta que número de venta desea borrar.
Las ventas borradas no pueden ser recuperadas.
Si elige la opción "Cancelar" se anulará la instrucción de borrar sin perder ninguna ventas.
Para que la tecla [-] funcione como comando para borrar registros, Ud. no debe estar en modo edición, en el campo Venta. Modo edición es cuando este campo está de color gris. Modo no-edición, es cuando el campo Campos están en azul.
AGREGAR TIPO DE COMPROBANTE
Presione [*] MEMO para cerciorarse que no existe la cuenta que desea agregar, sobre la ventana del MEMO presione la tecla [+] MÁS o bien presionando el botón Nuevo, y se habilitará el fichero de Tipos de Comprobantes.
AGREGAR PROVEEDORES
Sobre la ventana de [*] MEMO de Proveedores, presione la tecla [+] MÁS o bien presione el botón Nuevo. Al presionar esta tecla se habilita el fichero de Proveedores.
AGREGAR CUENTAS
Sobre la ventana de [*] MEMO del Plan de Cuentas, presione la tecla [+] MAS o bien presione el botón Nuevo, con esto se habilita el fichero de carga del Plan de Cuentas.
¿Cómo y que campos puedes modificar?
El sistema es muy flexible, Así que cualquier modificación que desee realizar no tendrá problema alguno.
¿Cómo Imprimir el Libro de Ventas?
Todas las impresiones se realizan desde "Reportes".
Los listados del LIBRO DE VENTAS, se encuentran en: \Reportes \ I.V.A \ Libro de Ventas.
El o los listados que se obtienen desde esta opción, tienen el formato requerido por la Ley 125/91.
El CONTASYS 2004 brinda al usuario 4 opciones diferentes: Normal, Con Filtros, Modelo de Asiento y Ventas por Cuenta.
¿Se pueden cargar sin tener en cuenta las fechas?
Se pueden cargar sin tener en cuenta las fechas de las operaciones.
Las compras cargadas en forma desordenada, pueden ordenarse de acuerdo a la fecha del movimiento. Esto se hace mediante el Proceso Re-enumeración del Libro de Ventas.
