Este es el viejo libro caja que muchos contadores usaban y lo siguen utilizando aún. Creemos que es de gran utilidad y que agiliza bastante a quienes saben cómo utilizarlo.
Este libro caja tiene el formato estándar de CONCEPTO, ENTRADA y SALIDA, solo que siguiendo la arquitectura de nuestro sistema le agregamos las columnas: CUENTA y CENTRO DE COSTO que está principalmente para que cuando decida diarizar el libro el CONTASYS-2004 ya pueda hacer los asientos con las cuentas correspondientes.
CARACTERISTICAS
Este libro caja tiene el formato estándar de CONCEPTO, ENTRADA y SALIDA, solo que siguiendo la arquitectura de nuestro sistema le agregamos las columnas: CUENTA y CENTRO DE COSTO que está principalmente para que cuando decida diarizar el libro el CONTASYS-2004 ya pueda hacer los asientos con las cuentas correspondientes.
CARACTERISTICAS
- Cantidad ilimitada de "asientos".
- Cantidad ilimitada de líneas por asiento.
- Multimoneda y por Centros de Costos.
- Posibilidad de cargar con fechas desordenadas y pedir una reenumeración.
- Traspasos al libro diario o al sub-diario.
- Consulta en línea de cuentas y centros de costos ([*]MEMO).
- Validaciones de fechas y existencia de cuentas.
CONDICIONES PARA LA UTILIZACION
- Debe haber cargado el plan de cuentas. "Definiciones.Plan de Cuentas"
- Si quiere control por centros de costos, debe tener cargado al menos un centro de costos. "Definiciones.Centros de Costos"
RELACIONES
- En "Reportes.Libros.Libro Caja" se puede obtener:
- Libro Caja Mayor.
- Balance General.
Todos estos reportes guardan relación exclusiva y única con los datos ingresados en esta opción.
- En "Procesos. Traspasos al Libro Diario" permite hacer un resumen para el diario.
- En "Procesos.Traspasos al Sub-Diario" permite hacer el mismo resumen que la explicación anterior pero para el sub-diario. (Recuerde que todo lo que va al sub-diario para que sirva debe volver a pasarse al diario)
- En "Procesos.Traspasos al Libro Caja" se puede recibir datos desde:
- Libro de Ventas
Lo que hacen estas opciones es simplemente un resumen de ENTRADAS en caja de las ventas y SALIDAS de las compras.
- Igual que la mayoría de las operaciones se puede:
- Reenumerar por fecha.
- "Procesos. Re- enumeraciones. Libro Caja"
- Copiar de empresa a empresa solo esta opción.
- "Procesos. Copiado de Datos. Módulo de Operaciones"
- Consolidar con otras empresas.
- "Procesos. Consolidación de Empresas
SOBRE LOS CAMPOS
ENCABEZADO
Código:
El campo código está solo para un control interno por parte del sistema. Vendría a ser un NUMERO DE MOVIMIENTO. El sistema sugiere siempre el número siguiente al último ingresado. También puede ser utilizado para el ingreso del número del comprobante de venta pero esa no es su función, para ello existe un campo nro. comprobante.
Fecha:
Es la fecha que figura en el comprobante, esta se puede modificar en cualquier momento. Al agregar una nueva venta el sistema sugiere la fecha de hoy, ya allí ésta puede ser modificada. Luego al hacer modificaciones de una venta ya existente también puede ser modificada a gusto. Para el proceso de traspaso el sistema ordena por fecha no importando el orden de carga.
Moneda:
Aquí debe ingresar el código de la moneda con la cual realiza este asiento. Presionando la tecla [*] MEMO aparecerá una ventana con todas las monedas que fueron anteriormente cargadas.
En caso de dejar vacío asume que es la moneda nacional:
- GUARANI, o sea la primera moneda definida en el archivo de Monedas.
Cotizac.:
En este campo se carga manualmente un cambio especial que va a ser aplicado UNICAMENTE a este asiento.
* En caso de dejar vacío asume la cotización según la fecha. Las cotizaciones generales se cargan en: "Definiciones.Cotizaciones"
C. Costo:
Es una columna donde debe colocar el código de los centros de costos, al colocar una cuenta, la cual está activada como centro de costo, inmediatamente le sugerirá la sgte. columna, la de costos.
Cuenta:
Aquí se ingresa el código de la cuenta que corresponde a una fila. Esta cuenta debe estar definida en "Definiciones.Plan de Cuentas" y debe estar marcada como IMPUTABLE.
* Si no recuerda el código de la cuenta que desea utilizar, el sistema le proporciona un [*] MEMO de todas las cuentas que fueron definidas; se puede mover con las teclas de movimientos ó tecleando el nombre de la cuenta que se desea; de este modo irá posicionándose sobre la cuenta con las mismas iniciales hasta llegar a la cuenta deseada. Una vez posicionado sobre la cuenta deseada, la selección de la misma se establece pulsando la tecla [ENTER].
* Si la cuenta ingresada es una que debe asentarse en moneda extranjera se abre una pequeña ventana que funciona así:
- "Procesos. Re- enumeraciones. Libro Caja"
- Copiar de empresa a empresa solo esta opción.
- "Procesos. Copiado de Datos. Módulo de Operaciones"
- Consolidar con otras empresas.
- "Procesos. Consolidación de Empresas
SOBRE LOS CAMPOS
ENCABEZADO
Código:
El campo código está solo para un control interno por parte del sistema. Vendría a ser un NUMERO DE MOVIMIENTO. El sistema sugiere siempre el número siguiente al último ingresado. También puede ser utilizado para el ingreso del número del comprobante de venta pero esa no es su función, para ello existe un campo nro. comprobante.
Fecha:
Es la fecha que figura en el comprobante, esta se puede modificar en cualquier momento. Al agregar una nueva venta el sistema sugiere la fecha de hoy, ya allí ésta puede ser modificada. Luego al hacer modificaciones de una venta ya existente también puede ser modificada a gusto. Para el proceso de traspaso el sistema ordena por fecha no importando el orden de carga.
Moneda:
Aquí debe ingresar el código de la moneda con la cual realiza este asiento. Presionando la tecla [*] MEMO aparecerá una ventana con todas las monedas que fueron anteriormente cargadas.
En caso de dejar vacío asume que es la moneda nacional:
- GUARANI, o sea la primera moneda definida en el archivo de Monedas.
Cotizac.:
En este campo se carga manualmente un cambio especial que va a ser aplicado UNICAMENTE a este asiento.
* En caso de dejar vacío asume la cotización según la fecha. Las cotizaciones generales se cargan en: "Definiciones.Cotizaciones"
C. Costo:
Es una columna donde debe colocar el código de los centros de costos, al colocar una cuenta, la cual está activada como centro de costo, inmediatamente le sugerirá la sgte. columna, la de costos.
Cuenta:
Aquí se ingresa el código de la cuenta que corresponde a una fila. Esta cuenta debe estar definida en "Definiciones.Plan de Cuentas" y debe estar marcada como IMPUTABLE.
* Si no recuerda el código de la cuenta que desea utilizar, el sistema le proporciona un [*] MEMO de todas las cuentas que fueron definidas; se puede mover con las teclas de movimientos ó tecleando el nombre de la cuenta que se desea; de este modo irá posicionándose sobre la cuenta con las mismas iniciales hasta llegar a la cuenta deseada. Una vez posicionado sobre la cuenta deseada, la selección de la misma se establece pulsando la tecla [ENTER].
* Si la cuenta ingresada es una que debe asentarse en moneda extranjera se abre una pequeña ventana que funciona así:
- Si el asiento es en guaraní y la cuenta es en dólar: abre la ventana y pide se ingrese un monto en dólar y escribe automáticamente en la línea de detalles en guaraníes.
- Si el asiento es dólar y la cuenta es también en dólar: no abre ninguna ventana.
- Si el asiento es dólar y la cuenta es en guaraní: abre la ventana, hace el cambio y escribe en la línea del detalle en dólar.
- Monto: Valor a ingresar en la moneda que fuera.
- Cotización: Especial que se aplica exclusivamente a la línea actual. Esta cotización es la importante, por encima de la que se encuentra en la cabecera del asiento. En caso de dejarla en blanco usa la del asiento, si está vacía la del asiento usa la de la tabla de cotizaciones.
- Tipo: Debe o Haber, es solo para saber donde escribir en la línea del detalle al cerrarse la ventana.
DETALLE
Son las columnas donde se repiten los sgtes campos:
Cuenta:
Aquí se ingresa el código de la cuenta que corresponde a una fila. Esta cuenta debe estar definida en "Definiciones.Plan de Cuentas" y debe estar marcada como IMPUTABLE.
* Si no recuerda el código de la cuenta que desea utilizar, el sistema le proporciona un [*] MEMO de todas las cuentas que fueron definidas; se puede mover con las teclas de movimientos ó tecleando el nombre de la cuenta que se desea; de este modo irá posicionándose sobre la cuenta con las mismas iniciales hasta llegar a la cuenta deseada. Una vez posicionado sobre la cuenta deseada, la selección de la misma se establece pulsando la tecla [ENTER].
* Si la cuenta ingresada es una que debe asentarse en moneda extranjera se abre una pequeña ventana que funciona así:
Costo:
Es el CENTRO DE COSTO al cual se va a imputar esta fila en particular. Esta columna no está habilitada siempre. Se activa SOLO cuando la cuenta está marcada como que va a controlar centros de costos.
Detalle - Explicación:
Es el detalle o explicación del asiento.
Este se utilizará al momento del traspaso al libro diario quedando como DETALLE DEL DIARIO. Es un campo tipo texto de 120 caracteres. Como no se puede ver todo el texto el sistema permite seguir la edición corriendo el texto hacia la derecha.
Entrada:
Se debe ingresar el importe que entró, es decir, todo importe que haya ingresado en caja.
Salida:
Se debe ingresar el importe que salió, es decir, todo importe que haya egresado de caja.
Son las columnas donde se repiten los sgtes campos:
Cuenta:
Aquí se ingresa el código de la cuenta que corresponde a una fila. Esta cuenta debe estar definida en "Definiciones.Plan de Cuentas" y debe estar marcada como IMPUTABLE.
* Si no recuerda el código de la cuenta que desea utilizar, el sistema le proporciona un [*] MEMO de todas las cuentas que fueron definidas; se puede mover con las teclas de movimientos ó tecleando el nombre de la cuenta que se desea; de este modo irá posicionándose sobre la cuenta con las mismas iniciales hasta llegar a la cuenta deseada. Una vez posicionado sobre la cuenta deseada, la selección de la misma se establece pulsando la tecla [ENTER].
* Si la cuenta ingresada es una que debe asentarse en moneda extranjera se abre una pequeña ventana que funciona así:
- Si el asiento es en guaraní y la cuenta es en dólar: abre la ventana y pide se ingrese un monto en dólar y escribe automáticamente en la línea de detalles en guaraníes.
- Si el asiento es dólar y la cuenta es también en dólar: no abre ninguna ventana.
- Si el asiento es dólar y la cuenta es en guaraní: abre la ventana, hace el cambio y escribe en la línea del detalle en dólar.
- Monto: Valor a ingresar en la moneda que fuera.
- Cotización: Especial que se aplica exclusivamente a la línea actual. Esta cotización es la importante, por encima de la que se encuentra en la cabecera del asiento. En caso de dejarla en blanco usa la del asiento, si está vacía la del asiento usa la de la tabla de cotizaciones.
- Tipo: Debe o Haber, es solo para saber donde escribir en la línea del detalle al cerrarse la ventana.
Costo:
Es el CENTRO DE COSTO al cual se va a imputar esta fila en particular. Esta columna no está habilitada siempre. Se activa SOLO cuando la cuenta está marcada como que va a controlar centros de costos.
Detalle - Explicación:
Es el detalle o explicación del asiento.
Este se utilizará al momento del traspaso al libro diario quedando como DETALLE DEL DIARIO. Es un campo tipo texto de 120 caracteres. Como no se puede ver todo el texto el sistema permite seguir la edición corriendo el texto hacia la derecha.
Entrada:
Se debe ingresar el importe que entró, es decir, todo importe que haya ingresado en caja.
Salida:
Se debe ingresar el importe que salió, es decir, todo importe que haya egresado de caja.
Más Información: PREGUNTAS Y RESPUESTAS
¿Cómo Grabar?
Los registros cargados en el Libro Caja, se graban con la tecla [F10], y automáticamente el sistema le sugerirá el siguiente número correlativo.
¿Cómo Borrar?
El sistema permite el borrado de uno o varios registros. Para borrar un registro se debe presionar la tecla [-] MENOS (del teclado numérico), estando en el campo "Código".
Al presionar la tecla, aparece una ventana en la que puede seleccionar entre borrar "Sólo esta", "Varias" o "Cancelar". Si elige "Sólo esta", se borrará el registro sobre el cual presionó la tecla [-]. Si elige "Varias", aparecerá una ventana nueva, en la que debe digitar: Desde y Hasta que número desea borrar.
Nota: Para borrar las fichas, el campo Código de Asiento debe estar en modo no- edición.
¿Cómo agregar Cuentas sin salir de Libro Caja?
Al igual que los asientos, desde el libro Caja, se pueden ir agregando datos a los ficheros que se encuentran en el Módulo de Definiciones.
Agregar Cuentas: Sobre la ventana de [*] MEMO del Plan de Cuentas, presione la tecla [+] MAS, con esto se habilita el fichero de carga del Plan de Cuentas.
¿Cómo y que campos se pueden modificar?
El sistema es muy flexible, así que cualquier modificación que desee realizar no tendrá problema alguno.
¿Cómo Imprimir el Libro Caja?
Todas las impresiones se realizan desde "Reportes".
Los listados del LIBRO CAJA, se encuentran en: \Reportes \ Libros \ Libro Caja.
¿Porque a veces no aparecen los registros cargados?
Esto ocurre cuando los índices del CONTASYS, están desordenados. La solución es ir a Utiles \ Ordenación \ Externa.
¿Se pueden cargar sin tener en cuenta las fechas?
Se pueden cargar sin tener en cuenta las fechas de las operaciones.
Los registros cargados en forma desordenada, pueden ordenarse de acuerdo a la fecha del movimiento. Esto se hace mediante el Proceso Reenumeración del Libro Caja.
