OpenERP Contabilidad, Datos básicos para empezar a trabajar.

En este post vamos a ver una breve explicación de cómo empezar a trabajar con el módulo de Contabilidad de OpenErp y de cómo realizar el día a día de la contabilidad de nuestra empresa con las utilidades que ofrece esta potente herramienta:

En esta primera parte vamos a ver los datos básicos que debemos crear para poder empezar a trabajar:

El primer paso es configurar la contabilidad para la compañía, una vez instalados los módulos de la localización paraguaya.

Este proceso se hace una sola vez para cada compañía y en él se solicita al usuario que indique el PGC aplicable, número de dígitos para las subcuentas, impuestos de IVA por defecto para los productos, periodos mensuales o trimestrales, así como diarios de banco/caja iniciales, entre otras cosas.

Tras realizar este proceso, se habrán creado de manera automática todos los datos en los mantenimientos básicos para poder empezar a trabajar.

No obstante, el usuario debe revisarlos todos, puesto que muchos se crean con opciones estándar, pero debemos personalizarlos con arreglo a nuestro sistema y nuestra manera de trabajar.

Hacemos una mención a cada uno de ellos:

PLAN CONTABLE -> Se habrán creado todas las cuentas contables del PGC elegido por el usuario más todas las subcuentas al nivel de dígitos especificado por el usuario. En este mantenimiento es donde el usuario debe acceder para crear cualquier subcuenta que necesite dar de alta. Desde la mayoría de campos donde hay que introducir una cuenta contable existe, la opción de acceso directo a este formulario para crearla, en caso de que queramos utilizar alguna no dada de alta previamente.

EJERCICIOS Y PERIODOS -> Se habrá creado el ejercicio del año especificado por el usuario con sus periodos mensuales o trimestrales, más 3 periodos necesarios para los procesos de cierre/apertura que son:

A/20XX: Apertura

PG/20XX: Pérdidas y Ganancias

C/20XX: Cierre

Aunque se ha creado el primer año automáticamente, cada año el usuario tendrá que acceder a esta mantenimiento a CREAR el nuevo ejercicio y sus periodos.

IMPUESTOS -> Se crean automáticamente todos los impuestos de IVA aplicables en Paraguay. Si es necesario, el usuario puede crear más, pero no será lo habitual porque el sistema ya los contempla todos.

POSICIONES FISCALES -> Sirve para definir si un cliente/proveedor es agente retentor, extranjero, si se le aplica retenciones de iva o renta, etc. y para que en las facturas se apliquen los impuestos correspondientes, según nacionalidad o condición del partner de la factura. OpenErp también crea automáticamente las posiciones fiscales según nacionalidad y tipos de impuestos aplicables a los partners, y cada posición fiscal lleva una definición con el mapeo de impuestos correspondiente.

Además, en las posiciones fiscales también se pueden incluir mapeos de cuentas contables, para que si las ventas de un partner nacional van a la 70000000, podemos establecer por ejemplo que las ventas de un partner extranjero vayan a la 701000000.

SECUENCIAS -> Es un mantenimiento de “numeraciones”. OpenErp ya crea las secuencias estándar para casi todos los formularios de Openerp. Por ejemplo, crea una secuencia para asientos (1,2,3…. n). Crea una secuencia para facturas de venta (FVaño/0000n), otra para facturas de compra, de abono de compras, de abono de ventas, de remesas de cobro/pago, de extractos bancarios, etc. Se aconseja a los usuarios REVISAR LAS SECUENCIAS ESTÁNDAR antes de empezar a trabajar, para ajustar sobre todo la estructura y numeraciones que queremos para nuestros PEDIDOS, ALBARANES y FACTURAS, especialmente.

DIARIOS -> OpenErp habrá creado los diarios estándar de facturas de compra y venta más los diarios de caja/bancos especificados por el usuario al configurar la compañía. No obstante, se recomienda al usuario REVISAR Y COMPLETAR LOS DIARIOS, porque es uno de los puntos más importantes de la Contabilidad en OpenErp, ya que se definen muchos parámetros relativos a la gestión de los asientos que se contabilizarán en ellos. Debe haber, como mínimo, un diario para:

- Facturas de Venta (si hay varias series de facturación, uno por cada una de ellas)

- Facturas de Abono de Ventas

- Facturas de Compra

- Facturas de Abono de Compra

- Un diario por cada banco, visa, caja con cuenta contable distinta por la que se puedan realizar cobros y pagos, imprescindible para todos los módulos de gestión de cobros y pagos.

- Diario de Amortizaciones (no obligatorio, pero recomendable).

- Diario General, muy importante, donde se meterán el resto de asientos manuales que no sean facturas, cobros-pagos, amortizaciones.

Se pueden crear más diarios si se quiere tener más desglosada la información, por ejemplo, en vez de crear un único diario de compras, podemos crear un diario de compras nacional, compras extranjero, etc. y es imprescindible si se quieren llevar series diferentes de facturación, porque hay que definir una numeración diferente en cada diario. El hecho de mantener diarios distintos después te permite filtrar en numerosos formularios por diario o sacar listados de asientos filtrado por diario.

Cada diario se clasifica con un “tipo” y según el tipo, saldrá disponible en unos formularios u otros. Por ejemplo, si voy a cargar una factura de venta, me saldrán disponibles todos los diarios de tipo “venta”. Si voy a cargar un extracto bancario, me saldrán todos los diarios de tipo “Banco y cheques”. En concreto los diarios de bancos y caja tienen el tipo “Banco y cheques” o “Efectivo”.

Se recomienda rellenar en los diaros (además de los datos generales como cuenta al debe/haber, tipo, etc.):

Omitir estado borrador / Permitir cancelación de asientos: Activar ambas.

La primera opción sirve para que los asientos contables se creen directamente aprobados, y no en estado borrador que requiere que alguien se los revise y los apruebe.

La segunda opción permite cambiar a borrador un asiento confirmado, para poder modificarlo o borrarlo (es necesario instalar el módulo account_cancel para que esta opción nos aparezca).

Por tanto, si en nuestra empresa no hay una estructura que requiera una revisión de asientos por algún responsable para ser aprobados, podemos saltarnos la opción de crear los asientos en modo borrador para que se creen directamente validados, ya que si hay que modificar o borrar alguno podremos hacerlo igualmente, cambiándolo a borrador y haciendo los cambios oportunos, para volverlo a validar posteriormente.

Secuencia para las facturas: Determinará la numeración de las facturas que se creen en este diario. Si hay varias series de facturación, hay que definir varias secuencias en el mantenimiento de Secuencias y asignar cada secuencia a un diario. Cuando queramos hacer una factura de una serie concreta, solamente debemos elegir el diario correspondiente.

Secuencia para los asientos: PONER A TODOS LOS DIARIOS LA SECUENCIA “ACCOUNT JOURNAL”. Esto es lo más importante, porque la numeración de asientos debe ser única, sea cual sea el diario en que se está metiendo el asiento. Al finalizar el año, el proceso de renumeración de asientos, realiza la renumeración según las secuencias de cada diario, de manera que si queremos una numeración única de asientos, todos los diarios deben llevar LA MISMA SECUENCIA.

OTROS MANTENIMIENTOS AUXILIARES:

• Formas de Pago -> Determinan los vencimientos de una factura (por ejemplo, A 60 días, A 30-60-90 días, etc.). OpenErp crea algunas formas de pago estándar, pero el usuario puede modificarlas a sus condiciones concretas y crear nuevas si lo necesita.
• Tipos de Pago ->  Cheque, Pagaré, Transferencia, etc. OpenErp crea algunos tipos de pago de manera estándar y aquellos necesarios para la generación de remesas Normas 19,58,34,32.
• Modos de Pago -> Para órdenes de cobro y pago. Necesarias para poder realizar remesas. Los modos de pago no se crean automáticamente, debe crearlos el usuario según los tipos de remesa que vaya a hacer y bancos por donde pueda presentarlas.
• Monedas -> Se crean automáticamente con unos tipos de cambio estándar.

Estos datos son los imprescindibles, aunque hay más mantenimientos auxiliares que podremos utilizar. Por ejemplo el tema de asientos recurrentes, que sirve para meter asientos automáticos a través de un modelo predefinido. O también, como crear Activos para la gestión de amortizaciones. Estas opciones y otras más existen, pero no son imprescindibles para poder empezar a trabajar, aunque en otro post explicaremos su funcionamiento.

Todos los mantenimientos para la creación de estos datos están en el menú Contabilidad -> Configuración (a excepción de las Secuencias, que están el menú de Administración de OpenErp).

Una vez definidas las tablas de datos imprescindibles para poder empezar a trabajar con la Cotabilidad de OpenErp, ya se puede proceder a introducirde la información contable del día a día.

OpenErp dispone de numerosos formularios que generan asientos contables de manera automática, por lo que la carga de asientos manuales normalmente será mínima.