En OpenErp, la gestión de los cobros y pagos está basada en los EFECTOS de un factura. Cada vez que confirmamos una factura, se crean los vencimientos de cobro/pago de dicha factura, a lo que llamamos EFECTOS.
Un “efecto” es un movimiento contable a una cuenta “conciliable” (condición que se define en el mantenimiento de cuentas, y que normalmente se activará para las cuentas de clientes y proveedores) cuyo asiento está asociado a una factura.
Un Efecto contiene el número y fecha de emisión de la factura, empresa y cuenta contable del cliente-proveedor, tipo de pago (recibo, cheque, pagaré, etc.), fecha de vencimiento, importe del efecto, importe a pagar (refleja el resto pendiente cuando hay cancelaciones parciales) y otros datos adicionales.
En función de la forma de pago elegida para la factura (vencimientos y plazos) se crearán uno o más efectos. También podemos dejar la forma de pago de la factura vacía y especificar una fecha de vencimiento fija en la casilla Fecha vencimiento, en cuyo caso se genera un único efecto por el total de la factura y con la fecha de vencimiento especificada.
En cualquier caso, los efectos generados, sea cual sea el estado en el que estén, se pueden consultar, modificar (algunos datos) o imprimir desde el mantenimiento de EFECTOS (Contabilidad -> Pago -> Efectos). Hay otros muchos informes relacionados con efectos, pero este formulario digamos que es el Maestro donde podemos consultarlos TODOS.
ESTADOS por los que pueden pasar los efectos:
- Nada más crear la factura, están en estado PENDIENTE, es decir, el importe a pagar es la totalidad del importe del efecto.
- Cuando se produce el cobro o pago de un efecto, éste se CONCILIA, pasando a estar cancelado. La conciliación puede ser TOTAL (cuando se paga la totalidad del importe) o PARCIAL cuando se paga solamente parte. Cuando existe una conciliación parcial, en el efecto, el importe y el importe a pagar no es el mismo, reflejando el importe a pagar lo que nos queda pendiente.
- Cuando un efecto se incluye en una orden de cobro o pago (remesa) pero el asiento contable se deja pendiente para hacerse por el extracto bancario a su fecha de vencimiento, entonces el EFECTO está en un estado intermedio, digamos “REMESADO”, es decir, está pendiente y su factura no se queda como pagada, pero el importe a cobrar/pagar del efecto es cero.
Una factura se marca como pagada cuando todos sus efectos están conciliados totalmente.
CONCILIACIÓN DE COBROS Y PAGOS
Para dar los EFECTOS por pagados (conciliados) tiene que haber un asiento contable a la cuenta del cliente/proveedor con el pago realizado y conciliarse el apunte de la factura con el del pago. “Conciliarlos” significa asociarlos con un mismo código de conciliación, momento en que se cancela el efecto y se da la factura por pagada.
Para hacer dichos asientos de pago hay varios métodos, algunos automáticos que concilian el efecto y hacen el asiento a la vez, y también están los métodos manuales.
Además, depende de cómo se materializan los pagos, si es un pago suelto de una factura, si se hace una orden de pago con muchos cobros-pagos, etc. A continuación citamos las diferentes opciones:
- POR “PAGO DE CLIENTES“:
Con este método se pagan las facturas de manera individual, pudiendo registrar pagos totales o parciales. Es decir, se recomienda usar este formulario cuando queremos registrar los pagos de facturas una por una. Con este método, se hace el asiento y se concilia el pago a la vez.
Se puede acceder a este formulario desde la factura que quiero dar por pagada, presionando el botón “Pagar factura”, o bien desde el menú Pago de clientes/Pago de proveedores.
La diferencia es que si entro desde una factura, el programa ya rellena automáticamente el cliente/proveedor y importe a pagar con los datos de la factura. Si entro por menú, debo rellenar yo estos datos manualmente.
En el formulario de Pago de clientes/proveedores hay que indicar, además del cliente/proveedor y el importe pagado, el banco/caja por el cual se paga la factura (salen disponibles todos los diarios de tipo “Banco y cheques” o “Efectivo”). En ese momento se muestran todas los efectos pendientes de facturas de ese proveedor o cliente, con el importe pendiente de cada uno, y una casilla “Importe pagado” donde deberá especificarse el importe pagado en el efecto que corresponda. El programa ya rellena automáticamente el importe a pagar que hemos indicado en el primer efecto o en los que haga falta hasta completar el importe a pagar rellenado. Pero si esto no es correcto, nosotros debemos borrar el importe a pagar de donde lo ha rellenado el programa manualmente y rellenarlo nosotros en el efecto u efectos que corresponda.
Una vez hecho esto, Se presiona el botón Validar y entonces el programa hace el asiento del pago, concilia la factura y la da por pagada.
OJO: si el importe a pagar especificado en un efecto no es el mismo que el importe pendiente del efecto, entonces se hace UNA CONCILIACIÓN PARCIAL, en cuyo caso debemos preocuparnos de rellenar correctamente la opción que queramos en el desplegable:
Conciliación parcial: Queremos registrar el pago por la cantidad parcial, pero que el resto se quede pendiente para pagarse en un futuro.
Conciliar con desfase: Significa que queremos registrar el pago parcial, pero que no se quede ningún resto pendiente, puesto que nunca lo cobraremos o pagaremos. En este caso se hace una conciliación TOTAL, pero el resto lo lleva a la cuenta de desfases que indiquemos nosotros (por ejemplo 659/759).
También sirve para agrupar varias facturas en un solo documento de pago, como por ejemplo cuando me pagan varias facturas con un cheque, siempre y cuando tengamos instalado el módulo de l10n_es_gestion_comercial.
- Por “EXTRACTOS BANCARIOS“:
El extracto bancario está pensado para meter de manera masiva todos los apuntes de un banco en un periodo, pero también nos puede servir para dar por pagadas varias facturas de golpe.
Es decir, en un extracto bancario el usuario introduce todos los apuntes que nos vienen en el extracto del banco (cobros, pagos, reintegros, ingresos, comisiones, etc.), pero cuando se trata de registrar el cobro o pago de una factura, lo que se hace es SELECCIONAR EL EFECTO DE LA FACTURA EN CUESTIÓN para incluirlo en el extracto, de manera que cuando validemos el extracto, se hará el asiento del cobro-pago y se conciliará automáticamente.
Hay contables que se esperan a contabilizar los bancos cuando les llega el extracto o se lo descargan. Entonces todos los cobros-pagos los harán por extractos bancarios directamente (o extractos de caja).
Otro funcionamiento sería registrar pagos que ya conocemos antes de recibir el extracto físico, para tener la contabilidad más actualizada, por “pago de clientes”, pero después, cuando punteamos el banco y vemos que nos faltan más asientos por meter, pues creamos un extracto bancario para meter DE UNA FORMA RÁPIDA los apuntes que nos falten.
En el extracto bancario lo básico es especificar el DIARIO que corresponde al banco cuyos asientos queremos meter (por tanto tenemos que tener al menos un diario por cada banco) y meter los apuntes en el extracto.
Podemos meter apuntes normales (cobros de comisiones, gastos bancarios, ingresos, reintegros, etc.), pero cuando se trata de cobrar o pagar una factura o efecto, hay que usar los siguientes botones:
“Importar facturas a pagar/cobrar”. Accedes a un formulario con la lista de todos los efectos de facturas NO CONCILIADAS TOTALMENTE de cobro y pago. Se pueden elegir los efectos uno a uno o varios de manera masiva y meterlos en el extracto bancario, para darlos por cobrados o pagados.
Hay otro botón que es “Importar líneas de pago”, que sirve para seleccionar pagos que se han metido previamente en una orden de cobro o de pago al que se le ha puesto tipo de asiento “Por extracto bancario”. Un ejemplo muy claro de este caso es cuando hacemos órdenes de pago de pagarés que emitimos a nuestros proveedores con una fecha de vencimiento concreta. En el momento de realizar la orden de pago no podemos hacer el asiento porque los pagarés nos vendrán cargados en el banco cada uno en su fecha de vencimiento o cuando el proveedor se lo cobre, por lo que habremos puesto como tipo de asiento “Por extracto bancario”. Cuando en el extracto del banco veamos que se van cobrando esos pagarés, entonces entraremos en los extractos bancarios y los seleccionaré con el botón Importar líneas de pago.
Una vez metidos todos los apuntes del extracto, hay que validarlo. En este momento se hará un asiento simple contra la cuenta del banco por cada apunte metido en el extracto, al debe o haber, según el signo del importe (si es negativo se considera pago, si es positivo se considera cobro) y CONCILIARÁ los efectos de las facturas de manera automática, dando las facturas por pagadas.
- Por ÓRDENES DE COBRO – PAGO (REMESAS):
Se puede hacer una o varias remesas de pago en las que se incluyan los efectos pagados. A partir de las órdenes de pago y cobro, podemos generar ficheros Norma 19, 58, 32 de cobros y Norma 34 para pagos, para su presentación en el banco.
No obstante, el hecho de generar una orden de pago nos puede servir también solo para hacer un asiento de pago masivo de varios efectos y conciliarlos, no tenemos por qué generar fichero si no queremos.
Para crear una orden de pago, el procedimiento es incluir los efectos que quieras dar por pagados en la remesa con el botón “Seleccionar facturas a cobrar/pagar”. Para hacer el asiento hay 2 posibilidades, las cuales dependen de la opción que elijas en el campo “Tipo de asiento”:
- Elegir “Pago directo“, en cuyo caso cuando presiones el botón “Confirmar pagos” y posteriormente “Realizar pagos”, hará un asiento contable inmediato compuesto por 2 apuntes proveedor-banco por cada efecto incluido en la remesa, conciliando cada efecto y dando por pagada la factura.
- Elegir “Por extracto bancario“, en cuyo caso, el programa no hará ningún asiento contable ni conciliará los efectos en ese momento. Con este método, el programa se espera a que sea el usuario el que por “Extractos bancarios” elija las “Líneas de pago” cuando el efecto sea realmente cargado en el banco. Solo en este momento hará el asiento y conciliará los efectos dando por pagadas las facturas. Por tanto, después de hacer la remesa habría que entrar en Extractos Bancarios y con el botón “Importar líneas de pago” aparecerán disponibles todos los efectos metidos en remesas con tipo de asiento “por extracto bancario” que todavía no hayan sido conciliados. Puedes elegir los que corresponda y cuando valides el extracto bancario hará el asiento y conciliará las facturas.
- CONCILIACIÓN MANUAL/AUTOMÁTICA:
Consiste en conciliar manualmente un apunte de factura con un apunte de pago. Por tanto, esta opción implica que el asiento del pago se ha hecho previamente de manera manual por el formulario de “Asientos contables”.
MANUAL: Se accede al extracto de la cuenta contable del proveedor, se marcan los 2 apuntes de factura y pago (o más apuntes si son varios pagos) a conciliar y con el botón “Acción” elegir “conciliar los apuntes”.
AUTOMÁTICA: Es un proceso mediante el cual el programa busca de manera automática apuntes que coincidan en importe de todas las cuentas conciliables (clientes, proveedores) y los que coinciden en importe los concilia de manera automática y sin pedir validación previa.
Estas 2 opciones solo tienen sentido cuando los asientos contables se meten de manera manual y no se utiliza ninguna de las 3 opciones anteriores que hemos visto para hacer los pagos (pago cliente, extractos bancarios, órdenes de pago).
ROMPER CONCILIACIÓN:
Si queremos modificar cualquier factura o asiento “conciliado”, primero tenemos que romper la conciliación, sino no es posible, OpenErp no deja modificar asientos conciliados.
Para romper una conciliación hay que entrar a los apuntes contables de la cuenta, seleccionar los apuntes cuya conciliación queramos romper (todos tendrán el mismo código de conciliación), pinchar sobre el botón “Acción” que aparece en la cabecera y elegir “romper conciliación”. Esta acción deja los apuntes otra vez libres de conciliación y, por tanto, la factura otra vez pendiente de pago.
