GESTION DE VENTAS en OpenERP
Este capítulo describe el manejo de ventas de OpenERP, siguiendo el proceso completo de orden de venta desde la cotización hasta la orden de cliente, incluyendo la gestión de entregas y facturación; no observa las relaciones con el cliente ni las pre-ventas, las cuales se manejan en el CRM(manejo de relaciones con el cliente), módulo descrito en otra parte del libro.
También describe el manejo de mensajeros, control de margenes y reportes, gestión de precio y el manejo de varios tipos de campañas de descuento de ventas.
20.1 Cotizaciones de venta
En OpenERP una cotización y una orden son manejadas por el mismo objeto interno, pero en diferentes estados. Puede considerar a una orden como una cotización que ha evolucionado porque ha sido confirmada por el cliente. O al contrario, que una cotización es una orden que aún no ha sido validada o cancelada. Todas las órdenes y cotizaciones en el sistema pueden ser alcanzadas usando el menú Gestión de Ventas->Órdenes.
Ingresando detalles de cotización
Para ingresar los detalles de una nueva cotización puede usar el menú Gestión de Ventas-> Órdenes->Nueva Cotización. OpenERP entonces abre una nueva ventana para que pueda ingresar datos en ese nuevo formulario en blanco.
Algo de la información es automáticamente completada por el sistema:
- una referencia interna para la cotización u orden,
- el punto de venta desde donde se entregará la orden,
- la fecha de orden.
Puede modificar cualquier información antes de validar la cotización. La referencia del cliente se muestra en el encabezado de la orden, este campo opcional es para él propio número de referencia del cliente, si el cliente no proporciona uno entonces deje lo vacío.
Puede ingresar todos los datos de la orden en la solapa Orden de Venta. Empiece ingresando en nombre del cliente, seleccionando el cliente correcto de una lista de clientes del sistema. Puede crear un nuevo cliente al vuelo en este estado si lo necesita: presione <F1> en el campo vacío del cliente para hacerlo.
Una vez que él nombre del cliente ha sido seleccionado, diferentes campos de la orden son completados automáticamente, basados en la configuración de empresa (partner) para tal cliente:
- Dirección de la Orden: persona que maneja la orden por el lado del cliente. Por defecto OpenERP propone la Dirección de Contacto de la empresa (partner) elegida.
- Dirección de Entrega: dirección usada en la orden de entrega. Por defecto OpenERP propone la dirección de entrega del formulario de empresa (partner). Si no se ha definido nada allí, usará la dirección por defecto.
- Dirección de Factura: dirección usada para enviar la factura al cliente. Por defecto OpenERP propone la dirección marcada como de Factura del formulario de empresa, si no se ha definido nada allí, usará la dirección por defecto.
- Lista de Precios: determina ambos, la moneda de la cotización y el precio que será usado para cada producto.
- Condiciones de Pago: muestra el método de pago que se usará para el cliente, por ejemplo 50% por ciento con la orden y 50% a la entrega.
- Método de Entrega: por ejemplo por correo.
Puede modificar cualquiera de estos campos en la orden según le parezca.
También puede configurar una cuenta analítica para su orden. Esta cuenta será usada durante la facturación para generar asientos contables correspondientes a la factura en forma automática. Esto es muy útil para asignar ganancias para el proyecto o caso especificado de esta orden.
Consejos: Cuentas analíticas
Si se está manejando por tarea, la cuenta analítica a ser seleccionada es la que corresponde al proyecto para esta orden. La venta efectuada por esta orden puede ubicarse en el proyecto de modo que pueda hacerse cálculos de rentabilidad.
Una vez que se ha ingresado la información, puede ingresar los datos para las líneas de la orden. Para hacerlo, cree una nueva orden de línea como se muestra en la figura:
Primero que nada seleccione el producto que se va a vender al cliente, OpenERP le muestra algo de información muy útil en la lista de productos que le ayudará durante su venta:
- Stock Real: físicamente presente en su almacén. Este valor depende del punto de venta seleccionado en el encabezado de la orden. Diferentes puntos de venta pueden estar enlazados a diferentes almacenes dando diferentes niveles de stock, o pueden usar el mismo almacén.
- Stock Virtual: muestra al vendedor la cantidad que puede ser vendida, teniendo en cuenta ambos, el nivel reservado para otras órdenes y las cantidades que podrían llegar a corto plazo.
- Precio del Cliente: (Puede no ser visible dependiendo de los módulos instalados) depende de las condiciones adjuntadas a el cliente, calculadas sobre el precio de lista. Éste es el precio que se propone por defecto en la cotización del cliente, a menos que haya sido modificada por el vendedor.
- Precio de Lista: el precio de lista base para el producto dado. Le provee a el vendedor de una base para que pueda juzgar si ofrece un descuento al cliente y de cuánto debería ser ese descuento.
- Precio de costo: muestra el precio del costo del producto. Si el vendedor vende por debajo de este monto entonces la compañía está perdiendo dinero.
Cuando el producto que va a ser vendido al cliente ha sido seleccionado, OpenERP automáticamente completa todos los otros campos requeridos: precio, unidad de medida descripción, descuento, tiempos de envío, impuestos aplicables, empaque por defecto y la descripción de producto. Toda esta información viene del formulario de producto.
Consejo: Descuentos visibles
Si un precio con descuento ha sido tomado de una lista de precios, entonces, por defecto se muestra esa cifra como el precio de venta al cliente. El verá un descuento de 0%. y un precio unitario que es diferente del precio de lista. Si usted instala el módulo product_visible_discount desde addons-extra puede configurar si desea hacer el descuento expresamente visible en un formulario de orden como una diferencia de porcentaje de precio de lista o, mostrar un precio unitario reducido como se hace por defecto.
En el formulario, el producto seleccionado se presenta en el lenguaje del usuario para que pueda ver que está vendiendo. La descripción del producto vendido también puede expresarse en el lenguaje del cliente. La traducción al lenguaje del cliente se usa en la cotización u orden cuando se le imprime.
Nota: venta de ocasión
Si un producto es vendido a un cliente sólo una vez, no tiene que ingresar datos de un nuevo producto sólo para esa venta. Puede completar manualmente toda la información en la orden sin ponerla en un producto: descripción, precio, cantidad, tiempos de envío, impuestos. En este caso OpenERP no generará una nota de entrega porque el producto no se tiene en almacén.
Cuando se haya ingresado todos los productos, puede imprimir la cotización y enviarla al cliente. Para hacer esto, haga clic en el reporte Cotización-Orden en el enlace REPORTES a la derecha. OpenERP abre la cotización en PDF para permitirle verla antes de imprimirla.
Entonces puede confirmar la cotización o moverla a una orden si la orden es confirmada por el cliente, o cancelar la ventana sin confirmar la orden dejándola en estado de cotización, para encontrar todas las cotizaciones actuales, puede usar el menú Gestión de Ventas-> Órdenes->Mis Órdenes->Mis Cotizaciones.
Para seguir el proceso de su orden, puede hacer clic en la vista de proceso del formulario de orden. OpenERO le muestra una vista del proceso interactivo de esa orden. Para mayor información de su uso vea en Procesos.
