Producto

En este apartado veremos cómo dar de alta un producto en OpenERP. Sus distintas tipologías y categorización. La correcta configuración del catálogo de productos es uno de los principales escollos a resolver previo a la implantación de un ERP.

El producto

El producto es parte fundamental de cualquiera de las áreas de un ERP. A su alrededor gira casi toda la gestión de una empresa. El producto es parte fundamental del catálogo de venta e influye directamente en la repercusión de los costes dentro de la empresa por lo que es importantísimo definir correctamente su parametrización.

El producto tiene una entrada independiente de menú en OpenERP (Menú -> Almacén -> Producto -> Productos). Desde esta entrada podremos configurar nuevos productos, modificar los existentes y definir cualquier aspecto relacionado con ellos.

En la mayoría de los ERPs del mercado el código de producto es requerido y fundamental. En OpenERP, el nombre del producto es requerido, pero podemos tener artículos sin código. Esto otorga una gran flexibilidad a la hora de utilizar por ejemplo, productos genéricos en cualquiera de las áreas.

La correcta o incorrecta configuración del catálogo de productos de la empresa puede ser definitivo a la hora de llevar a cabo con éxito la implantación.

En la ficha de producto se distinguen los artículos de compra y los de venta. Estas simples opciones marcan diferencias en la operativa posterior con el producto.

• Puede ser vendido: Por defecto sí. Por ejemplo, los semielaborados o productos intermedios en fabricación podrían no ser vendibles. Herramientas, disolventes... productos utilizados por la empresa que no existen en el catálogo y que se quieran configurar en el sistema, se definirán como no vendibles.

• Puede ser comprado: Por defecto sí. Habrá productos que nunca sean comprados, por ejemplo, porque los fabricamos nosotros.

Código del producto

La codificación del producto es fundamental en cualquier ERP. En OpenERP, el código del producto ni siquiera es un campo requerido.

• El código de producto puede utilizarse para incluir en él información relevante, que nos aporte valor, o puede ser simplemente un contador correlativo donde no existe información relevante.

• Podemos hacer coincidir nuestro código de producto interno con el del proveedor. O podemos adoptar un código de estructura estándar admitida como norma de calidad por ejemplo EAN13 o EAN28 ...
• La codificación de un producto puede ser numérica o alfanumérica. Si dicho código se incluye en formato de código de barras en cualquier documento, un lector de código de barras será capaz de leerlo

En OpenERP un producto puede tener un código interno y un código EAN13, aunque ambos son opcionales. El campo EAN13 se valida de forma que, si el código introducido es incorrecto, nos avisará al guardar la ficha.

Para autosignación de numeración de productos y numeración única de códigos (códigos no repetidos), puede usar el módulo product_sequence.

Tipo de producto

Otro campo importante en la ficha de producto es el Tipo de producto. Existen 3 tipos de productos:

• Almacenable: Se definen de este tipo los productos cuya reposición debe ser más o menos automatizada, según reglas definidas en el sistema. Crean movimientos de almacén y se controla su stock.

• Consumible: Se pueden recibir, distribuir o fabricar. Sin embargo, su nivel de existencias no está gestionado por el sistema. En el ERP se da por supuesto que hay un nivel suficiente de existencias en todo momento. No generan movimientos de entrada y salida de almacén automáticos.

• Servicio: Sin control de stock. No aparecen en las diversas operaciones de almacén. Por ejemplo, un servicio de consultoría. Pueden generar compras (si es un servicio que se compra: Subcontratación) o puede generar tareas (si es un servicio que se produce).

Método de abastecimiento

Son sólo aplicables a productos con control de stock. No se aplican a servicios.

• Obtener para stock: Se fabrica o se compran cantidades para almacenar. Se sirven los pedidos de cliente con el stock almacenado. Se utiliza para grandes volúmenes y cuando la demanda es estacional o de otra manera fácil de predecir.

• Obtener bajo pedido: Se fabrica o se compra en la suficiente cantidad para servir un pedido concreto, no se acumula stock. Se utilizada para productos a medida o muy costosos de almacenar o con un corto tiempo de suministro por parte de proveedores.

Método de suministro

• Comprar: Productos que son suministrados por un recurso externo (proveedores). Si el módulo de planificación está instalado, genera automáticamente una propuesta de compra a proveedor.

• Producir: Productos que son suministrados por recursos internos (fabricación, servicios). Si los módulos de planificación están instalados, genera automáticamente una orden de fabricación para productos almacenables y una tarea para productos que son servicios.

Stock real y virtual

• Stock real: Cantidad física de producto existente en un almacén. El producto puede estar situado en varias ubicaciones dentro del almacén. El stock real es la suma de unidades de un producto de todas las ubicaciones dentro de un almacén.

• Stock virtual: Se define como Stock real - Movimientos esperados salientes (Pedidos venta confirmados) + Movimientos esperados entrantes (Pedidos compra confirmados).

Ejemplo

Pongamos por ejemplo que tenemos en almacén 3 PCs. El stock real es 3 PCs.

Si además hemos confirmado un pedido de compra de 5 PCs y hemos confirmado 2 pedidos de venta de 1 PCs el stock virtual de este producto será 3 + 5 - 2 = 6 PCs. Es decir, físicamente no están aún en nuestro almacén pero sabemos que van a llegar o que están vendidos. El stock virtual nos da una visión de "previsión" de stock a una fecha determinada (al cabo de pocos días).

Si recibimos el albarán de compra de 5Pcs y confirmamos, el stock real de este producto será 3 + 5 = 8 PCs. Su stock virtual será 8 + 0 - 2 = 6 PCs

Si emitimos el albarán de salida de 2 PCs y lo confirmamos, el stock real de este producto será 6 PCs y el virtual 6 + 0 - 0 = 6 PCs. Es decir, cuando no se está a la espera de recibir, emitir o fabricar un producto determinado el stock real y el virtual del producto son iguales.

Variantes de productos

Cuando de un mismo producto se tienen distintas configuraciones por variación de distintas características (talla, color, tamaño, ...) la configuración del producto se puede realizar, bien definiendo un producto distinto por cada configuración, bien definiendo un producto con variantes.

Las variantes vienen definidas por atributos o características especiales del producto. Una variante consta de definición y valor. Las variantes también son llamados atributos del producto.

Un ejemplo de producto con variante sería el siguiente:

• Camiseta Talla M color Blanco
• Camiseta Talla L color Blanco
• Camiseta Talla XL color blanco

En este caso, estamos definiendo tres productos distintos en función de sus características.

En OpenERP, esto no es así. Existe la posibilidad de registrar un único producto y definir aparte las características que definen sus variantes. Así, en la ficha de producto definimos únicamente: Camiseta

Configuramos 2 dimensiones de variante o 2 tipos de atributo:

• Talla
• Color

En cada una de ellas definimos los valores posibles

• Talla: M, L, XL...
• Color: Blanco, rojo, azul...

En el producto camiseta, en su ficha de variante, definimos los posibles valores que pueden ser asignados a dicho producto tallas: M y XL, color: Rojo y blanco. Generamos todas las variantes con el asistente para que la configuración sea más sencilla.

Para utilizar esta funcionalidad a OpenERP, es necesario instalar el módulo product_variant_multi

Categorías de productos

• Ventas/Configuración/Productos/Categorías producto

• Ventas/Productos/Productos por categoría

OpenERP permite categorizar los productos, definiendo para ello una estructura de árbol de categorías de productos de profundidad ilimitada.

Las categorías de productos es muy útil a:

• Nivel contable. Puede definirse la Cuenta de ingresos (del grupo 7) y la Cuenta de gastos (del grupo 6) en las categorías de producto, de forma que no sea necesario definir ambas cuentas a nivel de producto. En el momento de validar las facturas de cliente y de proveedor se utilizan las cuentas de ingresos y de gastos de los productos para crear los asientos, y si estas no existen se utilizan las cuentas de ingresos y de gastos de la categorías a las que pertenecen los productos. Así, según la categoría de producto podemos definir distintas cuentas contables para tener un control pormenorizado de ventas / compras según tipo de producto.

• Filtrados para calcular tarifas de venta y compra según productos.