Asientos Recurrentes – Definición de modelos y contabilización automática

Cuando existan asientos que se repitan periódicamente en nuestra contabilidad, como por ejemplo asientos de nóminas, seguros sociales, préstamos, etc. Y NO SEAN FACTURAS (en cuyo caso deben cargarse por los menús de facturas de cliente y proveedor), podemos definir asientos recurrentes a partir de modelos predefinidos.

Para ello:

• En el menú Contabilidad->Configuración-> Varios -> Modelos recurrentes.

• Presionamos el botón Nuevo para crear un nuevo modelo.

• Rellenamos el título del modelo y, posteriormente, vamos añadiendo en la tabla 1 por 1 todos los apuntes del asiento modelo. En cada apunte solo es necesario rellenar la secuencia (1, 2, 3, etc.) que determina el orden de los apuntes dentro del asiento, nombre (texto del concepto), empresa, cuenta contable e importe.

• Una vez introducidos todos los apuntes, se guarda el modelo.

Una vez creado el modelo, hay 2 opciones para introducir los asientos:

 1. Definir una recurrencia:

Es definir en qué fechas esos asientos deben contabilizarse en el diario. Para ello:

• En el menú Contabilidad ->Procesamiento Periódico -> Asientos recurrentes -> Definir asientos recurrentes.

• Presionamos el botón Nuevo para crear una recurrencia.

• Indicamos el título de la recurrencia, elegimos el modelo recurrente (que ya hemos creado en el formulario anterior) y especificamos los detalles de la recurrencia (1 vez cada mes, 1 vez cada trimestre, etc)

• Al presionar el botón Calcular, se crearán automáticamente las fechas calculadas para los asientos, aunque el usuario puede ajustar estas fechas calculadas si necesita ajustar algún día.

• Una vez hecho esto, guardamos la recurrencia.

Para meter los asientos en base a la recurrencia definida:

• En el menú Contabilidad ->Procesamiento Periódico -> Asientos recurrentes -> Generar Asientos.

• En esta ventana simplemente hay que poner una fecha tope (el día siguiente a la fecha cuyos asientos queramos contabilizar en el diario).

• El programa creará un asiento por cada modelo que tenga definida una fecha de recurrencia anterior a la fecha tope especificada, y cuya fecha de recurrencia no tenga ya un asiento asociado.

• Los asientos generados con este proceso se crean en modo borrador, luego hay que validarlos, si es necesario se podrá modificar previamente lo que necesitemos, por si ha cambiado algún importe, etc.

• Al generar los asientos con este método, junto a la fecha de recurrencia en el modelo recurrente, se graba el número de asiento generado, para que no se vuelva a generar nuevamente la siguiente vez que hagamos una generación de asientos recurrentes.

2. No definir una recurrencia y meter los asientos a partir de un modelo cuando el usuario quiera.

En este caso, el punto 1 no hace falta hacerlo porque no será necesario definir recurrencias.

Simplemente, cuando se quiera introducir un asiento que tiene un modelo predefinido:

• En el menú Contabilidad ->Procesamiento Periódico -> Asientos recurrentes -> Recurrencia manual.

• Se selecciona el modelo o modelos cuyos asientos se quieren cargar (saldrá la lista de todos los modelos definidos, se puede elegir uno o varios).

• Al Aceptar, se crea un asiento por cada modelo elegido. Los asientos se crean con la fecha actual, en modo borrador, a falta de que sean confirmados.