Plan de Sistemas, ¿Qué es? ¿Realmente existe en las Compañías?
Muchas veces se habla del "Plan de Sistemas" pero realmente, Cuántas Compañías cuentan con un Plan de Sistemas?. En esta breve nota trataremos de explicar a qué se le llama un Plan de Sistemas, sus características, que no debe faltar y cuáles son los errores más comunes con los que nos podemos encontrar.
Definiciones de un Plan de Sistemas
A menudo entramos en contacto con los Líderes de las áreas de Tecnología en distintas Organizaciones y preguntamos sobre el Plan de Sistemas que siguen para fortalecer y soportar el negocio, obteniendo muchas respuestas que asombran por el desconocimiento o inexistencia de esta práctica básica que debe mantener cualquier sector responsable de la Tecnología de la Información en una Compañía.
Para empezar, un Plan de Sistemas consiste en documentar las bases y estrategias del área de Sistemas y Tecnología dentro de una Organización, en función a la Visión, Misión y Objetivos de la misma.
El Plan de Sistemas se "nutre" de los Planes de negocio de la Compañía y las áreas que la integran, conjuntamente con todos lo Indicadores que son vitales para gestionar una organización.
Entender las necesidades de la compañía, sus Planes de desarrollo actuales y futuros, los márgenes económicos, etc. debe brindar como resultado un diseño de la estrategia que llevará adelante el sector de IT para acompañar y soportar al negocio en concretar dichos objetivos.
Un Plan de Sistema se compone de los siguientes puntos:
- Entendimiento de los Objetivos de Negocio
- Conocimiento de los Procesos de Negocio
- Armado Organizacional del Depto. de Sistemas
- Definición de herramientas tecnológicas que soporten los Procesos de Negocios
- Estrategia de "sustentabilidad" de los Servicios de Sistemas
- Definición y Selección de metodologías de Servicios y Proyectos de IT a aplicar durante el Ciclo de vida de los Procesos de Negocio
Entendimiento de los Objetivos de Negocio
Todos los sectores que componen una compañía desarrollan trabajos fundamentales para alcanzar los objetivos de negocio en función a el entendimiento de sus Roles y Responsabilidades dentro de una Organización.
El Depto. de Sistemas trabajará en conocer y entender los fundamentos del negocio, idear los mecanismos y metodologías para acompañar y ayudar a alcanzar dichos objetivos.
El área de Sistemas debe trabajar para definir con los stakeholders de las Organizaciones, cuales son los servicios fundamentales que debe proveer, cuales son los Niveles de Servicio que la Compañía requiere para apuntalar sus procesos, cuales son los indicadores de performance que necesita para conocer la salud del negocio, que medios y costos esta dispuesto a pagar, etc..
Estas tareas son básica e indelegables por parte de un Líder de IT en una Organización y es una fracción de los cimientos sobre los cuales se construye el área.
Conocimiento de los Procesos de Negocio
En la actualidad, todas las empresas competitivas en su rubro, requieren de información certera, donde los tiempos de obtener dicha información sean casi instantáneos para poder tomar la mejor decisión de negocio.
Para cumplir con este requisito, los Procesos de Negocio deben estar soportados por herramientas tecnológicas que permitan administrarlos, conocer sus capacidades y de esta manera, obtener información para implementar mejoras que permitan superar los resultados de la compañía en forma recurrente para mantener a la organización alineada con los objetivos de negocio.
Sin esta premisa, las empresas comienzan a mal gastar recursos (humanos y económicos), desconocer de sus resultados, no poder planificar y por consiguiente, perder competitividad.
Armado organizacional del Depto. de IT
Cuando el Líder del IT analizó y asimiló las necesidades, objetivos y procesos de negocio, estará en condiciones de definir la estructura de Departamento y los Skills de recursos necesarios para satisfacer los requerimientos de los stakeholders .
El equilibrio en el armado de la estructura será fundamental para cubrir los servicios que requiere la Organización. Cuando decimos "equilibrio", nos referimos a la incorporación de aquellos Skills que interpreten las funciones y los procesos de negocio detectando las reglas y características fundamentales de la organización para transferir a los skills técnicos dentro del Depto.
En la actualidad el responsable de IT define, en función al "Core" del negocio, cuales son los perfiles claves que deben ser parte de la nómina de la compañía y cuales son aquellos perfiles o servicios que deben ser tercerizados por razones de volumen, capacidades técnicas o estratégicas.
Definición de herramientas tecnológicas que soportan los Procesos de Negocio
Llegó el momento de que hablemos sobre Cómo se seleccionan las herramientas que acompañaran cada uno de los Procesos de negocio. Esta definición esta relacionada con 3 pilares fundamentales:
- Las funciones verticales que posee el negocio y que la herramienta debe suportar.
- La madures del Ciclo de Vida tecnológico en que la herramienta se encuentra
- Los costos que va a incurrir la empresa, no solo para su implementación inicial de la herramienta( llamado One Time Costs), sino el Costo Total de Propiedad (Total Costs of Ownership) donde se deberá incluir aquellos costos necesarios para el mantenimiento de la herramienta en un tiempo de amortización X.
El conocimiento de la estrategia de negocio (búsqueda de mercado, crecimiento, diversificación, etc.) son necesarios para que ser utilizados durante el Research de la herramienta y dimensionar las funcionalidades, herramientas para obtener los KPIs y capacidad de evolución en un proceso de mejora continua en búsqueda de los resultados de la compañía.
Las bases tecnológicas asegurarán la disponibilidad del servicio que requieren los stakeholders, conjuntamente con los costos de mantenimiento, entendiendo que una costo inicial más económico por seleccionar una herramienta con baja escalabilidad y llegando al fin de su vida útil, puede tener un Costo Total más caro si tomamos el ciclo de amortización de la herramienta y los problemas de servicios de cara al usuario final.
Estrategia de Sustentabilidad de los Servicios de Sistemas
La estructura tecnológica que un Depto. de Sistema brinda al negocio no termina en concretar Proyectos, dar soporte a través del Helpdesk, entregar el últimos Smartphone, etc.. El desempeño y plena disponibilidad de los servicios de IT en las empresas modernas son parte fundamentales del cumplimiento o no del objetivo del área. Por tal motivo se deben Analizar y Delinear los mecanismos (tecnologías, servicios, recursos humanos, etc.) necesarios para garantizar la continuidad del negocio ante distintas situaciones de desastre.
Para ello, el responsable de IT con los miembros del Depto., definen con los stakeholders cuales son los servicios de it indispensables para el desempeño y continuidad del negocio y desarrollan un DRP (Disaster Recovery Plan) donde se detallan las herramientas, procesos y tareas que se ejecutarán para mantener la disponibilidad de los servicios definidos ante una eventual problemática.
Definición y Selección de metodologías de Servicios y Proyectos de IT a aplicar durante el Ciclo de vida de los Procesos de Negocio
El resguardo y aseguramiento de la Calidad en los Proyectos y los Servicios, el cuidado del presupuesto y el cumplimiento de los tiempos de entregas pautados se aseguran a través de la adopción de metodologías de Proyectos (PMBOK del PMI) y Servicios (ITIL, CMM, etc).
La utilización de KPIs es fundamental para controlar y mejorar el desempeño del área frente a sus clientes internos.
En resumen el Plan de Sistemas son las Normas fundamentadas documentadas que requiere un Departamento de Sistemas y Tecnología para cumplir con las necesidades de una Organización, sin él, será imposible brindar un servicio a la altura de las demandas de los usuarios.
