En esta opción se definen los tipos de movimientos que puede llegar a tener una cuenta corriente, y que no son depósitos, cheques emitidos o transferencias.
Estos movimientos son muy importantes, pues aparecen cada mes en los extractos bancarios, así que para realizar las conciliaciones es vital que se los tenga en cuenta.
Campos
- Codigo: Es un campo numérico, que le asigna un número a cada tipo de movimiento. El sistema va aumentando este número en forma correlativa
- Nombre: En este campo se debe ingresar el nombre del Movimiento, por ejemplo: Cobro por Chequeras, Multas por Nuestro Cheque Rechazado, etc. Este campo no puede quedar vacío.
- Tipo: Este campo es muy importante, porque mediante el mismo, se puede definir si un Movimiento genera un débito o un crédito en la cuenta corriente. Esta persiana se puede abrir con la tecla [*] MEMO, pero sólo tiene dos opciones "Débito" y "Crédito", as¡ que puede presionar la primera letra de la palabra según sea el caso.
- Cod. Contable: En este campo se debe ingresar el código contable que le corresponde a este movimiento en el CONTASYS (nuestro sistema de contabilidad). Por ejemplo: Si el movimiento es Multa por Nuestro Cheque Rechazado, su cuenta contable puede ser: 5.10.001 Multas e Intereses Pagados. Este campo se puede dejar en blanco o vacío.
En la opcion de "Entidades" se cargan todos los receptores de cheques de una empresa, que pueden ser tanto personas como empresas. El nombre registrado en esta sección es el que aparecerá posteriormente en los cheques emitidos.
Al utilizar esta funcionalidad, si asigna a cada receptor de cheques la cuenta contable correspondiente en el módulo contable, BANCOSYS generará automáticamente los asientos contables para cada cuenta. Este proceso automatizado simplifica significativamente la carga de datos, permitiendo que el equipo se enfoque en el análisis de la información y no en tareas repetitivas de entrada de datos.
Campos
Nombre: Es obligatorio ingresar el nombre del receptor del cheque. El sistema no permite dejar este campo vacío.
CI/RUC: En este campo se ingresa el RUC del receptor.
Además, se pueden registrar otros datos como dirección, teléfono, fax, entre otros, lo que permite una mejor identificación y contacto con cada receptor.
Datos Contables: En esta sección se definen las cuentas contables para el tipo de entidad que se está registrando. El sistema permite incluir tanto receptores de cheques como clientes y proveedores. Cuando se define una entidad, el sistema marca automáticamente la casilla "Mostrar esta entidad como receptor de cheques", lo que facilita su inclusión en el proceso de emisión de cheques.
Las Órdenes de Pago (O.P.) son documentos utilizados por la dirección de la empresa para llevar un control detallado de los pagos realizados, indicando a quién se paga, cuánto, etc. Además, facilitan la gestión del departamento contable. Utilizar las órdenes de pago como un método interno de control es altamente recomendable, ya que no solo organiza el proceso de pagos, sino que también automatiza gran parte de los procedimientos contables.
Con BANCOSYS, al cargar una O.P., el sistema no solo le permite generar el documento de pago, sino que también facilita la creación automática de cheques, la actualización del libro de banco y la preparación del asiento contable correspondiente al pago, lo que optimiza el tiempo y reduce errores.
Campos
- Confirmado: Esta opción permite seleccionar entre "NO" o "SI", y se utiliza para indicar si la dirección de la empresa ha autorizado la impresión del cheque. Solo cuando esta opción está en "SI" el sistema imprimirá o generará el cheque. Se recomienda que todas las O.P. se carguen sin confirmar y, tras la aprobación del gerente, se confirme para proceder con la impresión del cheque. Si prefiere, puede seleccionar "SI" al cargar la O.P. para que el cheque se imprima de inmediato.
- Operación: La fecha en que se emite la O.P. El sistema sugiere la fecha actual, pero puede modificarse según sea necesario.
- Nº de Control: Este campo permite asignar un número de control interno para la O.P. El sistema sugiere un número, pero puede ser modificado según los requerimientos de la organización.
- Nº de Cheque: Aquí se puede cargar el número del cheque utilizado para el pago. Este campo puede quedar vacío inicialmente y se actualizará automáticamente con el número del cheque una vez que se imprima.
- Emisión Cheque: Fecha en la que se emite el cheque. No es la fecha impresa en el cheque, sino la fecha de elaboración. Esta fecha es útil para los casos en los que se utilizan cheques diferidos.
- Cobro del Cheque: Es la fecha que se imprime en el cheque y también será la que se refleje en la conciliación bancaria como la fecha real del cobro.
- Receptor: También conocido como "A la orden de". Aquí se ingresa el código del receptor del pago, que debe estar previamente registrado en "Definiciones/Entidades". Puede consultar los receptores existentes presionando [*] MEMO y, si es necesario, agregar uno nuevo presionando [F5] AGREGA. El nombre del receptor se imprimirá tal como se haya registrado.
- Libro Compras: Desde aquí puede seleccionar las compras a crédito registradas en el módulo contable para realizar los pagos. Si la compra tiene cuotas pendientes, el sistema mostrará las cuotas disponibles para pago. Si no tiene cuotas, el sistema sugerirá el monto total de la compra. Esta opción está disponible solo cuando existe conexión con el módulo contable.
- Monto en Cheque(-) Retención: Es el monto de la O.P. por el cual se emitirá el cheque, sin considerar las retenciones de IVA ni de Renta.
- Monto en Efectivo: Es el monto que se paga en efectivo según la O.P.
- Retención IVA: Monto de la retención de IVA que se extrae del libro de compras o se ingresa manualmente.
- Retención Renta: Monto de la retención de Renta, también extraído del libro de compras o ingresado manualmente.
- Monto Total/Facturas: Es el monto total que incluye las retenciones de IVA y Renta, correspondiente a las facturas en el libro de compras.
- Concepto: Aquí se describe el motivo del pago. Puede incluir un texto detallado para especificar el propósito del pago.
- Cuenta Corriente: Debe ingresar el código de la cuenta corriente desde la cual se realizará el pago. Puede consultar la lista de cuentas corrientes presionando [*] MEMO y, si es necesario, agregar una nueva cuenta presionando [F5] AGREGA.
- Centro de Costo: Permite asignar un centro de costo a la O.P.
- Cuenta Caja: Aquí se ingresa la cuenta contable para los pagos en efectivo. Este campo es necesario para realizar el asiento contable si se realiza un pago en efectivo. Solo está disponible cuando existe conexión con el módulo contable.
Detalle de Débitos Contables
- Cuenta: Código de la cuenta contable a la que se imputará el débito. Al ingresar el código, el nombre de la cuenta aparecerá automáticamente en la parte inferior.
- Concepto: Descripción del asiento contable que se registrará, detallando el motivo del débito.
- Monto: Es el monto que se especificará en el asiento contable correspondiente.