FAQs (Respuestas a preguntas Frecuentes) sobre el CONTASYS

Los asientos se graban con la tecla [F10], presionando el botón Aceptar. Un asiento no se podrá grabar a menos que la  diferencia entre las columnas del debe y del haber sea [0] cero. Es  lo mismo decir que un asiento no se grabará a menos que esté balanceado.

Como es muy flexible el sistema se pueden modificar todos los campos que sean necesarios, excepto  el  campo Asiento, que nos indica el número de asiento.

El CONTASYS, permite borrar los asientos uno a uno, o seleccionando un rango de varios asientos consecutivos. Para borrar un asiento, se debe presionar la tecla [-] MENOS  (del  teclado   numérico),  estando en el registro "Asientos".

Al presiona la tecla, aparece una ventana en la que debemos seleccionar entre borrar "Sólo Esta" (o sea un solo asiento), o "Varias" (un rango consecutivo de asientos).  Se puede seleccionar algunas de estas opciones  moviéndose de lado a lado con las flechas de movimiento.

Si elige la opción "Sólo Esta", se borrará el número de asiento sobre el cual Ud. presionó la tecla [-]. Si elige la opción "Varias", aparecerá una nueva ventana en la que debe digitar: Desde y Hasta que número de asiento desea borrar.

Los asientos borrados no pueden ser recuperados.

Si elige la opción "Cancelar" se anulará la instrucción de borrar sin perder ningún asiento.

Para que la tecla [-] funcione como comando para  borrar registros, Ud. no debe estar en modo edición, en el campo Asiento. Modo edición es cuando este campo está de color gris. Modo no-edición, es cuando el campo Asientos están en azul.

Los asientos se pueden cargar sin tener en cuenta las fechas de las operaciones.

Los asientos cargados en forma desordenada, pueden ordenarse de acuerdo a la fecha del movimiento. Esto se hace mediante el Proceso de Reenumeración de Asientos Sub-Diarios, que se encuentra en el Módulo Procesos. 

Para cargar asientos manuales en el Subdiario, accede al Menú Principal en la opción Operaciones > Diarios > Subdiario. Una vez dentro, haz clic en "Nuevo" o presiona F5 para crear un nuevo asiento.

Completa los campos requeridos, como el número de asiento, fecha, comprobante, modelo, moneda, cotización, cuentas, detalle y los montos en las columnas Debe y Haber. Verifica que el asiento esté balanceado (Debe y Haber con diferencia igual a 0) para poder grabarlo.

Si los asientos fueron ingresados desordenadamente, utiliza el Proceso de Reenumeración de Asientos Sub-Diarios en el módulo Procesos para ordenarlos según la fecha.

Para una carga exitosa en el libro ventas, asegúrate de parametrizar previamente el timbrado, el centro de costo y asignar una cuenta al tipo de comprobante.

1. Timbrado: Dirígete a la cinta de opciones Útiles > Parámetros > Timbrado. Registra un nuevo timbrado completando los campos necesarios o selecciona uno existente, y guarda los cambios.
2. Centro de costo: Ve a Definiciones > Centro de costo, selecciona uno de la lista o crea uno nuevo presionando "Nuevo" o F5.
3. Tipo de comprobante: En Definiciones > Tipo Comprobante, selecciona un tipo existente o crea uno nuevo. Para asignar una cuenta, usa el campo correspondiente y selecciona la cuenta presionando el asterisco (*) para desplegar el listado.

Con estos parámetros configurados, podrás cargar una venta sabiendo que el asiento se generará correctamente.

Para registrar modelos de asientos predefinidos en Contasys, primero debes acceder al menú Operaciones > Diario > Modelos de Asientos y luego hacer clic en el botón Nuevo o presionar la tecla F5. 

En la ventana que se despliega, deberás ingresar el Nombre del modelo, que será el detalle que aparecerá en el Libro Diario o Subdiario, seleccionar la Moneda y elegir el Tipo de modelo (Normal o Financiero).

Luego, asigna la cuenta contable que se afectará en el modelo en el campo Cuenta y el centro de costo en C. Costo. El campo Detalle se completará automáticamente con el nombre de la cuenta. A continuación, ingresa los montos correspondientes en Debe y Haber. Después de ingresar estos datos, haz clic en Agregar para guardar los detalles y, finalmente, presiona Aceptar para finalizar el proceso.

Este procedimiento te permitirá agilizar la carga de asientos diarios con modelos predefinidos.

Para exportar el plan de cuentas a un archivo de texto plano, accede al menú Definiciones > Plan de cuentas. En la grilla, haz clic en el botón Exportar para seleccionar los registros. 

En la ventana de exportación, elige las columnas deseadas manteniendo presionada la tecla Ctrl y haciendo clic en los nombres de las columnas, o selecciona todas las columnas marcando la casilla correspondiente. Haz clic en Exportar, elige la ubicación y el nombre del archivo (por defecto "Plan de cuentas.csv"), y guarda. 

Finalmente, abre el archivo generado para verificar que contenga toda la información requerida.

CONTASYS ofrece la funcionalidad de integrarse con otros sistemas mediante la importación de datos de compras o ventas. Para ello, solo necesitas generar un archivo en formato TXT siguiendo un esquema predefinido.

Una vez que hayas generado el archivo desde tu sistema, puedes importarlo fácilmente a CONTASYS. Dirígete al menú principal, selecciona la opción Procesos > Importaciones > Desde Archivos, y elige el archivo correspondiente para proceder con la integración.

Este proceso permite una comunicación fluida entre sistemas, facilitando la gestión y actualización de datos de manera eficiente. 

El copiado de operaciones permite replicar las transacciones y configuraciones de una empresa en un período fiscal hacia otro, manteniendo la integridad de los datos. Este procedimiento es especialmente útil para comenzar un nuevo período fiscal o para duplicar datos y trabajar sobre ellos sin alterar los originales.

Para iniciar el proceso, debes acceder a la cinta de Procesos, seleccionar la opción Datos y luego elegir "Copiado de Operaciones". Esto abrirá una ventana donde podrás configurar todos los parámetros necesarios.

El primer paso consiste en seleccionar la Empresa Origen, que es aquella que contiene las operaciones y configuraciones que deseas copiar. Para hacerlo, posiciona el cursor en el campo correspondiente y presiona la tecla * o haz clic con el botón izquierdo del mouse. Esto desplegará una ventana con las bases de datos disponibles. Selecciona la empresa deseada y confirma tu elección haciendo clic en Seleccionar o presionando la tecla Enter.

A continuación, selecciona la Empresa Destino, que es la empresa o período fiscal donde se copiarán las operaciones. El procedimiento es similar al anterior: posiciona el cursor en el campo, presiona * o haz clic con el botón izquierdo para listar las bases de datos disponibles. Elige la empresa destino y confirma tu selección.

Una vez seleccionadas las empresas, define las opciones específicas a copiar. Marca las categorías o elementos que deseas replicar. Si es necesario, puedes establecer un rango de fechas para limitar las operaciones incluidas en el proceso. Verifica todas las configuraciones antes de proceder.

Finalmente, al ejecutar el copiado, el sistema emitirá un mensaje confirmando que las operaciones se han transferido correctamente.

Accede desde el menú Procesos > Asientos Especiales > Diferencias de Cambios. A continuación, sigue estos pasos:

1. Cargar el rango de fechas: Lo primero que debes hacer es seleccionar el rango de fechas para el cual deseas generar los asientos de diferencia de cambio. Esto te permitirá especificar el período exacto en el que el sistema debe calcular las diferencias de cambio.
2. Seleccionar la operación: Luego, deberás seleccionar de qué operación deseas realizar la generación de los asientos de diferencia de cambio. Ten en cuenta que estos asientos se generan según la diferencia de cotización que existe entre las compras o ventas y sus respectivos recibos.
3. Cargar el detalle de los asientos: En este paso, podrás cargar un detalle que se aplicará a todos los asientos que se generen. También deberás seleccionar el lugar donde se generarán los asientos, ya sea en el Libro Diario o en el Libro Subdiario.
4. Confirmar y generar los asientos: Finalmente, una vez completados todos los pasos anteriores, pulsa el botón Aceptar para que el sistema genere automáticamente los asientos de diferencia de cambio.

Este proceso te permitirá registrar correctamente las diferencias de cambio en el sistema, de acuerdo con las variaciones de cotización de las operaciones de compra y venta realizadas.

Para cambiar códigos dentro del Plan de Cuentas que ya tienen movimientos, siga estos pasos:

1. Acceder al módulo: En el menú principal de Contasys, haga clic en la pestaña Procesos y seleccione la opción Cambiar Códigos dentro del submenú Plan de Cuentas.
2. Seleccionar el código anterior: Aparecerá una ventana en la que deberá ingresar el código de cuenta anterior, es decir, el código que desea cambiar. Para facilitar la selección, puede hacer clic en un botón (generalmente llamado memo) para desplegar la lista del Plan de Cuentas y elegir el código correspondiente.
3. Ingresar el nuevo código: Después de seleccionar el código anterior, deberá ingresar el nuevo código que reemplazará al anterior. Asegúrese de ingresar correctamente el nuevo código de cuenta.
4. Confirmar los cambios: Una vez que haya ingresado el nuevo código, confirme los cambios para que el sistema actualice las cuentas afectadas.

Este procedimiento le permite cambiar el código de una cuenta dentro del Plan de Cuentas, incluso si ya tiene movimientos asociados. Asegúrese de revisar las cuentas involucradas antes de realizar el cambio para evitar errores.

Para realizar el cierre contable y reapertura en Contasys, sigue estos pasos:

1. Preparación: Asegúrate de que el nuevo periodo esté creado y configurado con el mismo formato que el periodo anterior.
2. Acceso: Dirígete al menú Procesos > Asientos Especiales > Cierre y Reapertura.
3. Configuración: En la ventana de cierre y reapertura:
   1. Selecciona el periodo a informar (normalmente de enero a diciembre).
   2. El sistema sugerirá automáticamente los tres primeros asientos de cierre y el cuarto asiento de reapertura. Puedes agregar detalles manuales si es necesario.
   3. Guarda el asiento en el siguiente periodo.
   4. Selecciona la moneda en la que se realiza la operación.
4. Finalización: Haz clic en Aceptar. El sistema confirmará que el proceso de cierre y reapertura se ha completado con éxito.
5. Verificación: El proceso generará un asiento de cierre que cancela las cuentas de resultados y un asiento de reapertura con los saldos arrastrados al nuevo periodo. Verifica los asientos generados en el Subdiario.

Es un proceso que fue diseñada con el objetivo de permitir al usuario cargar datos en orden de aparición sin importar la fecha a que corresponde cada dato. Con esta opción muy acertada ya no es necesario tener todas las boletas en orden de fechas, pudiendo ya cargar las que lleguen sin importar las fechas de las mismas.

El proceso de re-enumeración se puede empezar con solo cambiar el número de asiento a partir de aquel cuyo número no sea correlativo a los anteriores.

Primero, verifica hasta qué código de control se realizó el traspaso correctamente. Luego, identifica el registro correlativo en el libro correspondiente y revisa los datos. Si encuentras una fila vacía, elimínala manualmente y guarda nuevamente el registro antes de intentar el traspaso otra vez.

Asegúrate de revisar y validar todos los registros antes de realizar el traspaso. Esto incluye verificar que los campos obligatorios estén llenos y que no haya filas en blanco.

Si el error continúa, contacta con el soporte técnico de EDYDSI, proporcionando detalles del código de control afectado y el mensaje de error recibido.

1. Falta definir la cuenta Resultado del Ejercicio en Parámetros
2. En Asientos le cargué algún valor a la cuenta Resultado del Ejercicio, esto no debe hacerse nunca, ya que esa cuenta se carga automáticamente. Si alguien tipea un valor a esa cuenta en asientos... en el balance podría verse duplicado o con un número mayor al que debe ser.
3. No estoy usando bien la cuenta Resultado del Ejercicio Acumulado, o Resultado de Ejercicios Anteriores. Ya que al iniciar el año actual se debe hacer un asiento donde el valor de resultado del ejercicio (automático) generado por el sistema se debe "mudar" a Resultado del Ejercicio Anterior. Así el resultado del ejercicio actual siempre queda sin valor para que el sistema siempre genere ese número automáticamente.
4. La estructura del plan de cuentas tiene defectos y hace que se sume doble una sub-cuenta

Todas las impresiones se pueden obtener desde la ventana Reportes o bien en la ventana de ingreso en el asiento diario presionando el botón Reporte.

Los listados del LIBRO SUB-DIARIO, se encuentran en: Reportes/Libros/Sub-Diario.

Con el CONTASYS, se puede:

1. Imprimir (01) asiento, o un número de asientos correlativo.
2. Imprimir los asientos que corresponden a todo un mes, o a un rango de fechas (día, semana, quincena, mes, año).

CONTASYS 23 cuenta con la posibilidad de configurar varias opciones dentro de los parámetros.

Para configurar los parametros generales debe ir al Menú Útiles/ Parámetros/ Generales

Al ingresar a la ventana de Parámetros podemos verificar que posee gran variedad de Parámetros/Opciones, a continuación estaremos detallando las opciones con sus números correspondientes:

1. Duplicación de nombres en Definiciones: Al tildar esta opción permite poder duplicar el nombre de Cientes/Proveedores dentro de la ventana de entidades.
2. Imprimir con Ceros: Al tildar esta opción nos permite poder visualizar tanto en el reporte de Balance General y Cuadro de Resultado las cuentas contables que no tienen movimiento.
3. Mostrar Encabezado de página en reportes fiscales: Al tildar esta opción y emitir los reportes fiscales nos permite poder visualizar el encabezado de los reportes que son los datos de (Nombre de reporte, Fecha de emisión desde hasta, Código de emisión desde hasta, Usuario desde hasta, Centro de costos desde hasta, RUC, Teléfono y Nombre del periodo que emite).
4. Mostrar pie de página: Al tildar esta opción Al tildar esta opción y emitir los reportes fiscales nos permite poder visualizar el pie de los reportes que son los datos de (Impreso desde el sistema, Impreso por el usuario, Día y Hora de emisión, Cantidad de paginas).
5. No generar retenciones en compras: Al tildar esta opción nos permite que al momento de cargar una retención dicha retención no afecte a la compra.
6. Mostrar Código al Grabar Registros: Al tildar esta opción nos permite poder visualizar el código con que guarda el sistema al momento de grabar el registro.
7. Mostrar campo completo en reportes: Al tildar esta opción nos permite mostrar el concepto/detalle general en el reporte Libro Mayor.
8. Respetar fecha de trabajo: Al tildar esta opción nos obliga a respetar la fecha de trabajo definida en <Parámetros/Fecha de trabajo> de tal forma a que podamos cargar registros definida en esa única fecha.
9. Definir Presupuestos por montos: al tildar esta opción debemos definir el Presupuesto anual por monto y no por porcentaje.
10. Sugerir Cuenta Anterior en Compras y Ventas: al tildar esta opción sugiere la cuenta definida en el registro del detalle anterior para los siguientes detalles.
11. Permitir duplicación de carga en retenciones: al tildar esta opción nos permite duplicar el numero fiscal de las retenciones dentro de la ventana retenciones.
12. Asignar como montos en cheque información del libro compras a orden de pago: al tildar esta opción permite insertar el detalle/concepto de las compras en el detalle de la orden de pago. Obs. esto funcionara al tener conexión con el BANCOSYS.
13. Utilizar Formularios de impuestos: al tildar esta opción nos muestra en la grilla de detalle del libro compra y libro venta la opción de cargar el Formulario 120.
14. Habilitar Fecha de Carga: al tildar esta opción permite al usuario poder cambiar la fecha de carga de todas las operaciones registrados en el sistema.
15. Habilitar ingración con el Arandukasys: al tildar esta opción permite al usuario poder integrar el sistema Contasys2020 con el Arandukasys.
16. Trabajar como agente retentor: Al tildar esta opción la cuenta retención afecta al Haber y no al Debe.
17. Afectar retenciones a recibos: esto sirve para que al momento de guardar un recibo y la retención afecte a la factura descuente el monto del recibo menos la retención.
18. Mostrar Nro de página: al tildar esta opción nos muestra el numero de pagina de los reportes.
19. Mostrar solo centro de costo del detalle (compras y ventas): al tildar esta opción el sistema asume el centro de costo del detalle de las operaciones registrados en los Libros IVA.
20. Permitir afectar retenciones a facturas pagadas: al tildar esta opción realiza la operación de poder afectar retenciones a facturas que ya se encuentran canceladas.
21. Mostrar programa en los libros: al tildar esta opción nos habilita una columna de programas en el subdiario y diario.
22. Mostrar foco en campo filtro por RUC en ENTIDADES: al tildar esta opción podemos filtrar en forma predeterminada por el campo RUC dentro de la ventana entidades.
23. Utilizar fecha de cierre en Libro Compras: al tildar esta opción nos limita a la fecha parametrizada para no modificar registros dentro del libro compra.
24. Traspasar cuenta de tipo de comprobante para retenciones: al tildar esta opción nos traspasa la cuenta contable definida dentro de los tipos de comprobante.
25. Sugerir cuenta anterior en Libro Diario y SubDiario: al tildar esta opción sugiere la cuenta definida en el registro del detalle anterior para los siguientes detalles.
26. Mostrar Splash: Al tildar esta opción nos permite poder ver la imagen del sistema al ingresar al sistema.
27. Enlazar cuentas madres al emitir balances: al tildar esta opción vuelve a re-calcular las cuentas madres del plan de cuentas.
28. Generar archivo Tesaka desde Retenciones: al tildar esta opción, el sistema genera el archivo con el formato exigido por la SET para poder importar las retenciones aplicadas a facturas de compras.
29. Porcentaje del IVA: esto permite cargar en forma predeterminada el porcentaje de IVA de tal forma a que te sugiera en los libros al momento de la carga.
30. Rango no incidido - IRP: Se debe especificar el monto anual a superar para el ingreso al régimen del IRP.
31. Porcentaje Retención ingresos: Esto permite cargar en forma predeterminada el porcentaje de Retención Ingresos de tal forma a que te sugiera al momento de la carga.
32. Fecha de ingreso al IRP: Se debe especificar la fecha de ingreso al IRP de tal forma a que realice los calculos correspondientes en los reportes.
33. Porcentaje Retención IVA: al tildar esta opción sugiere de forma predeterminada el porcentaje de retención IVA al momento de registrar las retenciones.
34. Porcentaje Retención Renta: al tildar esta opción sugiere de forma predeterminada el porcentaje de retención RENTA al momento de registrar las retenciones