ESTUSYS 26 — Su estudio, ordenado de punta a punta

EDYDSI presenta ESTUSYS 26, el sistema de gestión para estudios contables y despachos profesionales. Mientras CONTASYS lleva la contabilidad de sus clientes, ESTUSYS administra el estudio en sí: la cartera de clientes, las empresas que cada cliente agrupa, los contratos de servicios, los honorarios, el calendario de obligaciones y los accesos a los portales del Estado.

Construido con tecnología de última generación —aplicación de escritorio Windows sobre .NET 8, arquitectura Cliente-Servidor y SQL Server— ESTUSYS 26 comparte la base de datos transversal con CONTASYS, FACTUSYS y BANCOSYS: la empresa que se carga una vez sirve para todos los sistemas de la casa, sin volver a tipear ni un RUC.

La solución definitiva para organizaciones que no se conforman con menos.

Pensado para estudios contables de cualquier tamaño, con el foco puesto en el trabajo diario del equipo: nada de lo que hay que presentar se pierde, nada de lo que hay que cobrar se olvida.

El ESTUSYS 26 es un paso más en pos de una de nuestras metas como empresa:

“Nuestro negocio es que a usted cada día le vaya mejor en el suyo!”

Opciones y funcionalidades principales

Clientes

1. Modelo de grupo empresarial: el cliente no es una sola empresa, es el conjunto de todas las que el estudio le atiende
2. Razón social, nombre de fantasía, RUC con dígito verificador y alias de búsqueda rápida
3. Persona cabecera y persona de pago diferenciadas
4. Solapa Empresas: todas las empresas del grupo, agregadas y quitadas desde la propia ficha del cliente
5. Solapa Contratos: los contratos del cliente con su cuota mensual, su vigencia y cuál está vigente
6. Datos de ubicación y contacto completos
7. Clasificación por etiquetas

Empresas

1. Ficha compartida con el resto de los sistemas EDYDSI: una empresa, una sola carga
2. Alias consecutivo automático (EMP-001, EMP-002, …), sin intervención del usuario
3. Nombre de fantasía, razón social, RUC, DV y tipo (Física / Jurídica)
4. Un solo campo obligatorio en toda la ficha, el nombre de fantasía: se carga rápido y se completa después
5. Control de duplicados por nombre de fantasía
6. Datos de ubicación, contacto, sector y etiquetas
7. Crear cliente desde la empresa: un botón convierte la empresa cargada en cliente del estudio, sin volver a tipear los datos

Contratos de servicios

1. Número de contrato, alias, cliente y fechas de inicio y fin
2. Detalle de servicios: el contrato se arma con los servicios que el estudio presta, con cantidad y precio unitario. El sistema propone la tarifa base del servicio y se ajusta contrato por contrato
3. El total del detalle es la cuota mensual del cliente: se calcula solo y es el que alimenta los honorarios
4. Un solo contrato vigente por cliente, controlado por el sistema
5. Importe en la moneda que corresponda
6. Dos firmantes con nombre, cédula, cargo, celular y correo
7. Los hitos del contrato se cargan automáticamente en el calendario al guardarlo: lo que hay que controlar aparece sin que nadie lo anote a mano

Calendario operativo

El corazón del control del estudio.

1. Tres vistas —Mes, Semana y Año— con la agenda del día en el panel lateral
2. Cuatro calendarios de fábrica, cada uno con su color: Varios, Presentar, Pagar y Feriados
3. Calendarios propios ilimitados, que se muestran u ocultan de a uno desde el panel lateral
4. Eventos de día completo o con hora, ligados al cliente que corresponda
5. Estados del evento: Pendiente, Programado, Confirmado, Cumplido y Cancelado. De un golpe de vista se sabe qué se presentó y qué falta
6. Eventos generados automáticamente por los contratos, distinguidos de los que carga el usuario
7. Recurrencias completas: diaria, semanal (eligiendo los días), mensual (por día del mes) y anual, con intervalo configurable
8. La recurrencia diaria puede saltear los fines de semana
9. Fin de la serie por cantidad de repeticiones o por fecha, hasta 500 ocurrencias
10. Edición por alcance: al modificar una ocurrencia el sistema pregunta si el cambio va para esta, esta y las siguientes o todas, y respeta las excepciones que se hicieron a mano
11. Varios recordatorios por evento, por ejemplo «1 día antes» y «15 minutos antes»
12. Etiquetas sobre los eventos para clasificarlos

Inbox y notificaciones

1. Bandeja de notificaciones propia, con el contador de no leídas siempre visible
2. Los recordatorios del calendario se reparten a todos los usuarios y llegan solos: nadie tiene que revisar nada
3. Avisos emergentes en pantalla, estando donde se esté trabajando dentro del sistema
4. Un clic en el aviso abre el evento que lo originó
5. Al abrir el sistema no salta un aviso por cada cosa que llegó mientras estaba cerrado: eso queda sin leer en la bandeja, pero no interrumpe
6. Los avisos se apilan de a pocos, para que un día cargado no tape la pantalla

Contraseñas y accesos

1. Bóveda de accesos a los portales de uso diario: Marangatú, portal de la DNCP, IPS, Ministerio de Trabajo y cualquier otro sitio con usuario y clave
2. Agrupados por institución, con las cuatro principales precargadas al crear la empresa
3. Un botón abre el portal en el navegador directamente desde la ficha
4. Botones para copiar el usuario y la contraseña al portapapeles, sin necesidad de mostrarla
5. Botón de ojo para revelar y volver a ocultar la clave
6. Los tres botones funcionan también en modo consulta, que es cuando más se usan
7. Solapa de notas para lo que hay que recordar del acceso: las preguntas de seguridad, cuándo vence la clave, a quién pedirle el token
8. La contraseña se guarda cifrada: quien mire la base de datos por fuera del sistema ve texto cifrado, no la clave

Servicios

1. Catálogo de los servicios que el estudio factura, con tarifa base
2. Alias automático (S-01, S-02, …)
3. La tarifa se propone al armar el contrato y se ajusta cliente por cliente
4. Control de nombres duplicados y protección de borrado: un servicio usado en un contrato no se elimina por accidente

Etiquetas

1. Sistema de clasificación transversal: clientes, empresas, honorarios y eventos del calendario
2. Etiqueta con nombre, color y prioridad, más un alias corto que se usa como distintivo compacto en las grillas
3. Se crean al paso, desde la propia ficha del cliente o de la empresa, escribiendo el nombre
4. Administración separada por módulo, para que cada listado tenga las etiquetas que le sirven

Multimoneda

1. Monedas ilimitadas, con código, nombre, símbolo, decimales y bandera
2. Cotizaciones diarias con cambio compra y cambio venta
3. Histórico de cotizaciones y gráfico de evolución por moneda
4. Moneda de trabajo del estudio configurable
5. Monedas base precargadas al crear la empresa: se empieza a trabajar sin cargar nada

Multi-usuario

1. Usuarios ilimitados, sin límite de concurrencia
2. Ficha Mi Perfil, para que cada uno cambie sus propios datos y su contraseña
3. Administración de usuarios con reseteo de contraseña
4. Contraseñas cifradas en la base
5. Login recordado por computadora: en la PC de uso personal el sistema entra directo, y si la contraseña cambió vuelve a pedirla
6. Cambiar de usuario y cerrar sesión sin salir del sistema

Multi-empresa y multi-período

1. Selección de empresa y período al ingresar, y cambio en cualquier momento desde el menú
2. Datos transversales compartidos, y datos del ejercicio separados por período
3. La empresa y el período en curso, siempre identificados

Auditoría

1. Todo registro guarda quién lo creó, cuándo, quién lo modificó y cuándo
2. La solapa Audita de cada ficha lo muestra en solo lectura, sin que nadie pueda alterarlo
3. La marca la pone la propia base de datos, no la pantalla: no hay forma de guardar un cambio sin dejar rastro

Asistente de inteligencia artificial — IA-Sys

1. Asistente que responde preguntas sobre el sistema en lenguaje común: «cómo cargo una empresa», «qué campos son obligatorios», «cómo borro un servicio»
2. Trabaja sobre el manual del usuario, así que contesta con la letra del sistema
3. Corre 100 % en la computadora del usuario: ningún dato del estudio sale hacia internet ni hacia servicios de terceros
4. Se instala y se pone en marcha solo la primera vez que se lo usa
5. Atajo directo: Ctrl+J

Resguardo de datos

1. Migración garantizada desde las versiones anteriores del sistema
2. Esquema de base de datos aplicado y verificado por el gestor de actualizaciones de EDYDSI
3. Seguridad en capas y resguardo flexible

Soporte on-line

1. Manual del usuario integrado y consultable desde el asistente
2. Plataforma SOPORTESYS
3. Múltiples canales de asistencia

Modernización de la interfaz

Cada pantalla fue pensada bajo un criterio único, para que el equipo trabaje más rápido y con menos vueltas.

1. Nueva identidad visual — paleta unificada con el resto de la línea EDYDSI, tema claro, tipografía en escala de Word y ventana de acabado Fluent.
2. Trabajo con pestañas, como un navegador de internet — cada pantalla ocupa una pestaña y todas quedan abiertas al mismo tiempo, para ir y volver con un clic. Y cada pantalla queda tal como se la dejó: lo que estaba cargado en la ficha sigue ahí, no hay que volver a buscar el registro.
3. Lanzador de opciones — el botón + al final de las pestañas abre todas las opciones del sistema en botones grandes, agrupadas igual que en el menú.
4. Barra de atajos parametrizable — una barra de accesos directos que cada usuario arma como le sirve: se agregan y quitan opciones con un tilde y se reordenan arrastrando con el mouse. Queda guardada por usuario, en cualquier computadora donde entre.
5. Todo a mano desde el teclado — atajos directos en toda la aplicación (Ctrl+C clientes, Ctrl+E empresas, Ctrl+R contratos, Ctrl+H honorarios, Ctrl+T tablas, Ctrl+I inbox, Ctrl+K calendario, Ctrl+J asistente, Ctrl+U usuarios).
6. Una sola botonera para todas las fichas — los mismos botones y los mismos atajos en clientes, empresas, contratos, honorarios, servicios, monedas, cotizaciones, etiquetas y contraseñas. Lo que se aprende en una ficha sirve para todas.
7. Navegación por los registros sin salir de la ficha — primero, último, anterior, siguiente y salto de diez en diez, con teclas dedicadas.
8. Fichas con tres modos claros — Nuevo, Consultando y Editando, para que nunca se modifique un registro por descuido: para editar hay que pedirlo.
9. Selección siempre con lupa — cada campo que apunta a otro registro se completa desde una ventana de búsqueda con filtros, no eligiendo a ciegas de una lista larga.

Grillas avanzadas

Los listados del sistema son una herramienta de consulta en sí mismos.

1. Búsqueda en tiempo real, eligiendo por qué campo buscar
2. Filtros combinables que se muestran como distintivos: se ve exactamente por qué está filtrada la grilla, y se sacan de a uno
3. Filtros guardados por usuario: se guardan con nombre, se aplican con un clic, se renombran y se eliminan
4. Ordenamiento por cualquier columna
5. Paginado configurable de 25, 50 o 100 registros
6. Contador de registros y ubicación de la página en curso, siempre visibles
7. Exportación de los datos a archivo para abrir en Excel

Ventajas

1. Es el sistema del estudio, no el de sus clientes — administra la cartera, los contratos, los honorarios y las obligaciones del propio despacho.
2. Unicidad de criterios — la misma botonera, los mismos atajos y la misma lógica que el resto de la línea EDYDSI: quien usa CONTASYS ya sabe usar ESTUSYS.
3. Base compartida con CONTASYS, FACTUSYS y BANCOSYS — la empresa se carga una sola vez y sirve para todos los sistemas de la casa.
4. Nada se pierde — el contrato genera los hitos, el calendario genera los recordatorios y el recordatorio llega solo a la pantalla de todos.
5. Interface moderna — pestañas, barra de atajos propia de cada usuario y grillas con filtros guardables.
6. Auditoría completa — cada registro dice quién lo hizo y cuándo, sin excepciones.
7. Inteligencia artificial sin ceder datos — el asistente corre en la propia máquina; la información del estudio nunca sale.
8. Escalabilidad — arquitectura Cliente-Servidor sobre SQL Server, usuarios ilimitados y sin límite de concurrencia.
9. Costo-Beneficio — la mejor relación precio-prestaciones del mercado nacional.

Próximamente

Opciones ya previstas en el menú, en desarrollo para las próximas revisiones.

1. Generación de facturas a partir de los contratos y los honorarios
2. Perfiles de seguridad por opción de menú

Requerimientos

1. Windows de 64 bits
2. SQL Server, el mismo motor que comparten los demás sistemas EDYDSI
3. Instalación por MSI, con gestión de revisiones a través de installsys y actualizasys