ESTUSYS 26 · El sistema del estudio contable

1. Clientes. el cliente no es una sola empresa sino el grupo de todas las que el estudio le atiende. Razón social, nombre de fantasía, RUC con dígito verificador y alias de búsqueda rápida; persona cabecera y persona de pago diferenciadas; solapa de empresas del grupo; solapa de contratos con su cuota mensual y su vigencia; ubicación, contacto y clasificación por etiquetas.
2. Empresas. ficha compartida con el resto de los sistemas EDYDSI: una empresa, una sola carga. Alias consecutivo automático (EMP-001, EMP-002…), nombre de fantasía, razón social, RUC, DV y tipo física o jurídica. Un solo campo obligatorio en toda la ficha, control de duplicados, y un botón que convierte la empresa cargada en cliente del estudio sin volver a tipear los datos.
3. Contratos de servicios. número, alias, cliente y fechas de inicio y fin. El detalle se arma con los servicios que el estudio presta, con cantidad y precio unitario: el sistema propone la tarifa base y se ajusta contrato por contrato. El total del detalle es la cuota mensual y es el que alimenta los honorarios. Un solo contrato vigente por cliente, importe en la moneda que corresponda y dos firmantes con nombre, cédula, cargo, celular y correo.
4. Los contratos siembran el calendario. al guardar el contrato, sus hitos se cargan automáticamente en el calendario. Lo que hay que controlar aparece sin que nadie lo anote a mano, y los eventos generados por contrato se distinguen de los que carga el usuario.
5. Calendario operativo. tres vistas —mes, semana y año— con la agenda del día en el panel lateral. Cuatro calendarios de fábrica con su color (Varios, Presentar, Pagar y Feriados) más calendarios propios ilimitados que se muestran u ocultan de a uno. Eventos de día completo o con hora, ligados al cliente que corresponda.
6. Estados y recordatorios de los eventos. pendiente, programado, confirmado, cumplido y cancelado: de un golpe de vista se sabe qué se presentó y qué falta. Varios recordatorios por evento —«1 día antes», «15 minutos antes»— y etiquetas para clasificarlos.
7. Recurrencias completas. diaria, semanal eligiendo los días, mensual por día del mes y anual, con intervalo configurable. La diaria puede saltear los fines de semana. Fin de la serie por cantidad de repeticiones o por fecha, hasta 500 ocurrencias. Al modificar una ocurrencia el sistema pregunta si el cambio va para esta, esta y las siguientes o todas, y respeta las excepciones hechas a mano.
8. Inbox y notificaciones. bandeja propia con el contador de no leídas siempre visible. Los recordatorios se reparten a todos los usuarios y llegan solos. Avisos emergentes estando donde se esté trabajando, con un clic que abre el evento que los originó. Al abrir el sistema no salta un aviso por cada cosa que llegó mientras estaba cerrado, y los avisos se apilan de a pocos para que un día cargado no tape la pantalla.
9. Contraseñas y accesos. bóveda de accesos a los portales de uso diario: Marangatú, DNCP, IPS, Ministerio de Trabajo y cualquier otro sitio con usuario y clave, agrupados por institución y con los cuatro principales precargados al crear la empresa. Un botón abre el portal en el navegador, otros dos copian usuario y contraseña al portapapeles sin mostrarla, y el botón de ojo la revela y la vuelve a ocultar. La contraseña se guarda cifrada: quien mire la base de datos por fuera del sistema ve texto cifrado.
10. Servicios. catálogo de los servicios que el estudio factura, con tarifa base y alias automático (S-01, S-02…). La tarifa se propone al armar el contrato y se ajusta cliente por cliente. Control de nombres duplicados y protección de borrado: un servicio usado en un contrato no se elimina por accidente.
11. Etiquetas. clasificación transversal de clientes, empresas, honorarios y eventos del calendario. Cada etiqueta tiene nombre, color, prioridad y un alias corto que funciona como distintivo compacto en las grillas. Se crean al paso, desde la propia ficha, escribiendo el nombre.
12. Multimoneda. monedas ilimitadas con código, nombre, símbolo, decimales y bandera; cotizaciones diarias con cambio compra y cambio venta; histórico y gráfico de evolución por moneda; moneda de trabajo del estudio configurable y monedas base precargadas al crear la empresa.
13. Multi-usuario. usuarios ilimitados y sin límite de concurrencia. Ficha «Mi Perfil» para que cada uno cambie sus datos y su contraseña, administración de usuarios con reseteo, contraseñas cifradas en la base, login recordado por computadora y cambio de usuario o cierre de sesión sin salir del sistema.
14. Multi-empresa y multi-período. selección de empresa y período al ingresar y cambio en cualquier momento desde el menú. Los datos transversales se comparten y los del ejercicio quedan separados por período, con la empresa y el período en curso siempre identificados.
15. Auditoría. todo registro guarda quién lo creó, cuándo, quién lo modificó y cuándo. La solapa «Audita» de cada ficha lo muestra en solo lectura y la marca la pone la propia base de datos, no la pantalla: no hay forma de guardar un cambio sin dejar rastro.
16. IA-Sys, el asistente de inteligencia artificial. responde en lenguaje común preguntas sobre el sistema —«cómo cargo una empresa», «qué campos son obligatorios»— trabajando sobre el manual del usuario. Corre 100 % en la computadora del usuario: ningún dato del estudio sale hacia internet ni hacia servicios de terceros. Se instala solo la primera vez y se abre con Ctrl+J.
17. Interfaz moderna. trabajo con pestañas como en un navegador, con cada pantalla tal como se la dejó; lanzador de opciones en botones grandes; barra de atajos que cada usuario arma y reordena arrastrando; atajos de teclado en toda la aplicación; una sola botonera para todas las fichas; navegación por los registros sin salir de la ficha; tres modos claros —Nuevo, Consultando y Editando— y selección siempre con lupa.
18. Grillas avanzadas. búsqueda en tiempo real eligiendo el campo, filtros combinables que se muestran como distintivos y se sacan de a uno, filtros guardados por usuario, ordenamiento por cualquier columna, paginado de 25, 50 o 100 registros, contador de registros y exportación de los datos para abrir en Excel.
19. Resguardo de datos. migración garantizada desde las versiones anteriores, esquema de base de datos aplicado y verificado por el gestor de actualizaciones de EDYDSI, y seguridad en capas con resguardo flexible.
20. Soporte en línea. manual del usuario integrado y consultable desde el asistente, plataforma SOPORTESYS y múltiples canales de asistencia.

Tres pantallas más del ESTUSYS 26, además de las nueve del carrusel de arriba.

Ingreso al sistema

Etiquetas: nombre, color, prioridad y alias

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1. Requerimientos. Windows de 64 bits, SQL Server —el mismo motor que comparten los demás sistemas EDYDSI— e instalación por MSI, con gestión de revisiones a través de INSTALASYS y ACTUALSYS.
2. Próximamente: generación de facturas. a partir de los contratos y los honorarios. La opción ya está prevista en el menú y está en desarrollo para las próximas revisiones.
3. Próximamente: perfiles de seguridad. permisos por opción de menú, para dar a cada integrante del estudio exactamente lo que necesita.